ProjektmanagementLeitlinien und Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement

Typische Probleme im Projektmanagement

Kennen Sie das? Kräftig überzogene Termine und Kosten. Projektmitarbeiter, die einseitig Fach- und Abteilungsinteressen über das gemeinsam zu erarbeitende Ziel stellen. Ein mit strategischen Überlegungen vage begründeter Projektstopp mitten in einer intensiven Arbeitsphase. Unergiebige und gleichzeitig zeitaufwendige Zwischenberichte und Präsentationen vor dem zuständigen Management oder Projektsteuerungsausschuss.

Wenn solche Symptome auftreten, muss es einen Fehler, oftmals jedoch eine ganze Kette von Fehlern im Projektmanagement geben. Damit das nicht oder möglichst selten passiert und damit Projekte professionell gemanagt werden, müssen mehrere Aspekte beachtet werden. Sie sind im Folgenden als Leitlinien mit besonderer Bedeutung dokumentiert.

Voraussetzungen und Leitlinien für erfolgreiches Projektmanagement

Damit Sie mit Ihren Projekten nicht in vergleichbare Fallen tappen und mögliche Widerstände vermeiden, sollten Sie auf folgende Voraussetzungen und Leitlinien für das Projektmanagement achten:

• Es muss eine schriftliche Vereinbarung, ein Projektauftrag, zwischen dem Auftraggeber und den am Projekt beteiligten Personen (Projektleitung, Projektteam) geben.
• Die Grundsätze der Zusammenarbeit zwischen Projekt und Linie (Fachabteilungen) müssen klar definiert sein.
• Das durchzuführende Projekt bedarf neben der personellen und materiellen auch der ideellen Unterstützung durch den Auftraggeber (Unternehmensleitung, Vorgesetzte) im Sinne von Akzeptanz, Rückendeckung und Wertschätzung.
• Die für die Durchführung des Projekts notwendigen Schlüsselressourcen, Personal, Informationsquellen, Zeit und Geld, müssen verfügbar sein.
• Die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Projektleitung sowie die Entscheidungsspielräume des Projektteams müssen eindeutig definiert sein.
• Die Projektziele müssen im Projektauftrag klar formuliert und anhand entsprechender Messkriterien überprüfbar sein. Sie müssen auf die Unternehmens- oder Geschäftsbereichsziele abgestimmt sein. Teilziele und Meilensteine müssen in der Projektbeschreibung dokumentiert werden.
• Das Projekt muss zeitlich terminiert sein.
• Für die Zusammenarbeit im Projektteam bedarf es eines fach- und bereichsübergreifenden Denkens sowie der Identifikation der Mitglieder mit dem Projektziel, der Motivation zur kooperativen Zusammenarbeit, entsprechender Kommunikationsstrukturen sowie direkter und transparenter Informationswege.
• Bei komplexen Projekten sollte die Aufteilung in Teilprojekte erwogen werden. Deren Arbeit und Zielsetzung müssen auf das Gesamtprojektziel abgestimmt sein, im Rahmen von Teilprojektbeschreibungen geplant und dokumentiert sowie von den Teilprojektteams entsprechend umgesetzt und realisiert werden.
• Die Koordination und Vernetzung aller Teilprojekte sollte über eine Projekt-Steuergruppe gewährleistet werden.
• Der Projektabschluss sollte die Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber, die Übergabe des Ergebnisses an den Nutzer sowie die Auflösung des Projektteams beinhalten.

Damit ein Projekt erfolgreich ist, braucht es außerdem einen definierten Ablauf und eine gute Projektorganisation.