ProtokollführungSo schreiben Sie ein Protokoll – mit Vorlage

Was Sie bei der Protokollerstellung beachten sollten

Wenn Sie nach der Besprechung, nach einem Meeting oder einem Gespräch das Protokoll erstellen, sollten Sie grundsätzlich folgende Aspekte beachten:

• Die Inhalte müssen wahr sein.
• Sie sollten objektiv und sachlich beschrieben sein.
• Was Sie aufschreiben, sollte auf Tatsachen beruhen, nicht auf Gefühlen und Meinungen (der Teilnehmenden).
• Das Protokoll muss auch für Nichtbeteiligte problemlos verständlich sein.
• Es sollte auf das Wesentliche beschränkt,
• logisch gegliedert und aufgebaut,
• in Länge und Ausgestaltung dem Zweck angepasst,
• in leicht verständlichem und klarem Deutsch (oder der vereinbarten Protokollsprache) abgefasst und
• optisch lesefreundlich gestaltet sein.

Beachten Sie außerdem: Das Protokoll ist in der Zeitform „Gegenwart“ und meist in der indirekten Rede geschrieben. Anträge und Beschlüsse sind wörtlich und in direkter Rede wiedergeben.

Verlaufsprotokoll und ausführliches Ergebnisprotokoll erstellen

Bei Verlaufsprotokollen oder ausführlichen Ergebnisprotokollen sollten Sie darauf achten, dass alle wichtigen Inhalte wiedergegeben sind. Sie sollten Ihre Mitschrift und Ihre Notizen aus dem Meeting so überarbeiten, dass jeder Leser nachvollziehen kann, was besprochen wurde, welche einzelnen Beiträge es gab und was die Ergebnisse sind.

Wichtig sind folgende Aspekte:

• Sätze sind einfach, kurz und prägnant.
• Das Protokoll wird übersichtlich gegliedert.
• Wichtige Punkte werden hervorgehoben (Fettschrift, unterstreichen, einrücken).