ProtokollführungWas passiert mit dem fertigen Protokoll?

Wer nutzt das Protokoll im Unternehmen? Verteiler des Protokolls

Wenn das Protokoll fertig erstellt und von den Teilnehmenden und vom Leiter oder der Leiterin der Besprechung verabschiedet wurde, wird es an alle relevanten Personen verteilt. Diese erfahren damit, was gemeinsam besprochen und was beschlossen wurde. Alle, die dabei waren, nutzen das Protokoll als Erinnerungshilfe.

Je nach Art der Besprechung und Zweck des Protokolls muss es außerdem an die entsprechenden Stellen und Organe weitergegeben werden, die aufgrund formaler Regelungen oder Richtlinien das Protokoll zur Kenntnis bekommen müssen. Schließlich wird das Protokoll archiviert.

Empfänger eines Protokolls in einem Unternehmen können sein:

• Geschäftsleitung
• Revision
• Compliance-Abteilung

Außerhalb des Unternehmens müssen einzelne Protokolle versendet werden an: Amtsgericht, Aufsichtsrat, Hausbank, Lieferanten oder andere wichtige und betroffene Partner.

Achten Sie darauf, dass Sie das Protokoll bald nach der Besprechung an alle relevanten Empfänger versenden, insbesondere dann, wenn Maßnahmen vereinbart wurden, die bald umgesetzt werden müssen.

Protokolle archivieren

Archivieren Sie alle Protokolle (elektronisch und bei Bedarf im Ausdruck) dort, wo sie aus sachlogischen Gründen hingehören. Achten Sie darauf, dass Sie die Protokolle jederzeit und schnell wiederfinden. Beachten Sie auch, dass manche Protokolle der Geheimhaltungspflicht und dem Datenschutz unterworfen sind (zum Beispiel Protokolle zu Mitarbeitergesprächen).