ProtokollführungDas sollten Sie beim Protokollschreiben während des Meetings beachten
- Das Schreiben von Protokollen gemeinsam vorbereiten und abstimmen
- So bereiten sich Protokollführer vor
- Werkzeuge fürs Protokollschreiben während der Besprechung
- Wie wird für das Protokoll mitgeschrieben?
- Protokoll aus dem Gedächtnis erstellen
- Protokoll mit den Teilnehmenden erstellen
- Mit Vorlage im Praxisteil
Das Schreiben von Protokollen gemeinsam vorbereiten und abstimmen
Unmittelbar vor Beginn der Besprechung sollten sich der Leiter und der Protokollführer auf das Erstellen des Protokolls einstellen und die notwendigen Vorbereitungen treffen. Als Leiterin oder Leiter einer Besprechung sollten Sie mit dem Protokollführer vereinbaren, wie Sie während der Besprechung miteinander kommunizieren, falls der Protokollführer Fragen hat oder etwas unklar ist.
Sie übergeben dem Protokollführer die aktuelle Tagesordnung und die Liste der eingeladenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Alle Schriftstücke, die Ihnen bereits vorliegen, händigen Sie in Kopie dem Protokollführer aus; er braucht sie spätestens nach der Veranstaltung.
Mit Beginn der Besprechung weisen Sie als Leiter der Besprechung darauf hin, dass ein Protokoll erstellt wird. Sie stellen den Protokollführer vor. Im Einzelfall können Sie erst jetzt mit den Teilnehmenden abstimmen,
- welche Form das Protokoll haben soll,
- ob es den Teilnehmenden zur Korrektur vorgelegt wird,
- bis wann es verfügbar ist und
- wer es erhalten soll.
Der Protokollführer hält fest, was besprochen und vereinbart wird und geht entsprechend vor.
