ProtokollführungWie Sie die Protokollführung vorbereiten
- Zweck und Ziel der Protokollführung klären
- Tagesordnung und Rahmenbedingungen prüfen
- Was macht ein Protokollführer?
- Regeln und möglichen Verlauf der Besprechung beachten
- Mit Beginn der Besprung prüfen
- 2 Vorlagen im Praxisteil
Zweck und Ziel der Protokollführung klären
Die Protokollführung sollte nicht erst mit Beginn des Gesprächs oder der Besprechung geklärt werden. Schon im Vorfeld muss bestimmt werden:
- Wofür soll das Protokoll erstellt werden?
- Wie lange wird es Bedeutung haben?
- Wer wird es lesen?
- Was müssen nicht teilnehmende Personen nachvollziehen?
- Welche Beweiskraft ist gegebenenfalls erforderlich?
Daraus ergibt sich meist die Form des Protokolls. Klären Sie als Leiter oder Moderatorin der Besprechung vorab mit dem Protokollführer, welche Form das Protokoll haben soll. Klären Sie auch, ob alle Teilnehmenden das Protokoll vor der Fertigstellung noch einmal lesen sollen, um Änderungswünsche – soweit sie sachlich korrekt und angebracht sind – einbringen zu können.
Tagesordnung und Rahmenbedingungen prüfen
Grundlage eines guten Protokolls ist eine Tagesordnung (Agenda), die bereits die wichtigen Informationen und die Rahmenbedingungen enthält:
- Thema
- Zeit und Dauer der Besprechung
- Ort
- Teilnehmende
- Ziele
- Tagesordnungspunkte (TOPs der Agenda)
Als Leiter oder Moderatorin einer Besprechung sollten Sie dafür sorgen, dass die Tagesordnung und die Einladung an die Teilnehmenden zu diesen Punkten Informationen liefern. Sie werden dann im Protokoll übernommen. Schließlich legen Sie den Protokollführer (Protokollant) fest; die Person, die das Protokoll erstellen soll.
