ProzessmanagementProzessanalyse – Schwachstellen in Prozessen erkennen

Strategische Analyse der Kernprozesse und Hauptprozesse

Da es kaum Prozesse ohne Schwachstellen geben dürfte, ist die Prozessanalyse eine kontinuierliche Aufgabe der Unternehmens- und Organisationsentwicklung. Allerdings ist es in der Praxis kaum möglich, alle Prozesse im Unternehmen im Blick zu haben und ständig so zu verändern, dass die Schwachstellen beseitigt werden.

Wichtig ist deshalb, dort anzusetzen, wo sich die schwerwiegendsten Probleme zeigen oder wo Verbesserungen die größten Effekte bringen. Die Auswahl der Prozesse, die genauer auf ihre Schwachstellen hin analysiert werden, basiert auf den Ergebnissen der Prozessmodellierung, der Leistungsindikatoren zur Prozessqualität und der Analyse der Prozesskosten.

Um „Kandidaten“ für eine genauere Prozessanalyse und Schwachstellenanalyse zu finden, ist ein hierarchisches Vorgehen hilfreich. Im ersten Schritt nimmt man die Kernprozesse eines Unternehmens unter die Lupe. Dafür gibt es zwei Herangehensweisen:

Herangehensweise an die Prozessanalyse – Variante 1

Es werden erst die übergeordneten Prozesse, Kernprozesse oder Hauptprozesse, identifiziert, modelliert, beschrieben und dann analysiert und bewertet. Später lassen sich untergeordnete Prozesse oder Teilprozesse im Detail betrachten. Dafür gibt es spezielle Prozessanalysten, die sich einzelne Prozesse herausnehmen und nach Schwachstellen suchen.

Herangehensweise an die Prozessanalyse – Variante 2

Es werden zunächst nur die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren als Bewertungskriterien genutzt, um die Prozesse grob zu „sortieren“. Ziele können sich beispielsweise auf Servicequalität, Durchlaufzeit oder Kosten beziehen.

Dann lassen sich für einzelne Prozesse spezielle Leistungsmerkmale formulieren und im Detail analysieren, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu finden. Hier sind die Prozessteams, also Führungskräfte und Mitarbeitende vor Ort (im Prozess) gefragt. Sie sollen Ihre Prozesse im Hinblick auf die Ziele analysieren und Schwachstellen beseitigen.

Im Folgenden werden einige Methoden und Herangehensweisen vorgestellt. Zunächst die SWOT-Analyse.