ProzessmanagementProzessbeschreibung – Prozesse richtig modellieren

Was leisten Prozessmodelle?

Prozessbeschreibungen kann es in einer groben Form, beispielsweise für die übergeordneten Geschäftsprozesse geben; aber auch in sehr detaillierter Form für die Tätigkeitsbeschreibungen eines einzelnen Mitarbeiters (Workflow oder Ablaufbeschreibung und Ablaufdiagramm).

Mit der Prozessbeschreibung soll ein anschauliches „Bild” entstehen, das auf einfache und verständliche Weise zeigt, was einzelne Personen im Unternehmen tun, wie deren Aktivitäten verknüpft sind, wie ein Gesamtprozess abläuft und worauf es ankommt, damit er seinen Zweck erfüllt.

Bei der Prozessmodellierung wird der Prozessablauf in eine „formale Sprache” übersetzt oder in ein standardisiertes Modell übertragen. Es werden vorgegebene Symbole zur grafischen Beschreibung genutzt und alle relevanten Informationen zum Prozess in einer vorgegebenen Form erfasst.

Damit lässt sich ein Prozess mithilfe von spezieller Software besser analysieren und optimieren.

Allgemein lassen sich folgende Aspekte der Prozessmodellierung und Prozessbeschreibung unterscheiden:

• Steuerungsaspekt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sehen, was wann und warum getan wird. So lassen sich mögliche Fehlerquellen, Inkonsistenzen oder Doppelarbeit erkennen und beseitigen.
• Organisationsaspekt: Mit der Prozessmodellierung werden Aufgaben und Tätigkeiten Abteilungen oder einzelnen Personen zugeordnet.
• Informationsaspekt: Hier wird deutlich, welche Informationen benötigt werden, sodass die Aufgaben richtig ausgeführt werden können.
• Kontrollaspekt: Es wird geprüft, ob der Prozess sein Ziel erreicht. Es kann beispielsweise bestimmt werden, ob die Prozesszeiten oder die Prozesskosten im vertretbaren Rahmen bleiben.
• Sicherheitsaspekt: Schließlich kann es darum gehen, sicherzustellen, dass normative Anforderungen durch den Prozess erfüllt werden. Werden alle Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben eingehalten? Ist klargestellt, wer was im Prozess tun darf oder tun muss (zum Beispiel Entscheidungen treffen oder die nächsten Prozessschritte freigeben)?

Das Prozessmodell und die Beschreibung der einzelnen Merkmale wie Prozessschritte, ausführende Stellen, notwendige Informationen oder Leistungsparameter werden darauf ausgerichtet, welcher Zweck im Vordergrund steht. Je mehr Informationen in ein Modell gepackt werden, desto komplexer und für die Anwendung unübersichtlicher wird es.

Deshalb kann ein einzelner Prozess in unterschiedlicher Form beschrieben und modelliert werden. Mal grob für eine Übersicht und strategische Analyse; mal sehr detailliert für eine genaue Analyse und Spezifikation von Prozessmerkmalen.