Probleme im Prozess lösenSchritt für Schritt Probleme im Prozessablauf identifizieren und lösen

Die Schritte vom Problem zur Lösung

„Ich glaube, wir haben ein Problem.“ Mit dieser Feststellung fängt es meistens an. Irgendetwas an einem bestimmten Prozess funktioniert nicht nach Plan. Kennzahlen zeigen, dass etwas aus dem Ruder läuft. Oder es klingeln bereits die Alarmglocken. In jedem Fall müssen die Verantwortlichen aktiv werden und das Problem schnellstmöglich lösen.

Aber wenn das Problem komplex ist oder wenn die Ursachen im Dunkeln bleiben, dann verzettelt man sich schnell, doktert an Symptomen herum und hofft, dass alles irgendwie gut geht. Gerade bei komplexen Prozessen können die Ursachen für ein Problem an einer ganz anderen Stelle liegen als an dem Prozessschritt, an dem man das Symptom erkannt hat.

Was dann hilft, ist ein systematisches Vorgehen zur Problemlösung. Dazu durchlaufen Sie konsequent die folgenden sieben Prozessschritte zur Problemlösung:

1. Situation beschreiben: Was genau haben Sie in Ihrem Prozess festgestellt oder gemessen?
2. Problem identifizieren: Inwiefern ist dies für Sie oder den gesamten Prozessablauf ein Problem?
3. Ursachen analysieren: Was sind die dahintersteckenden Ursachen?
4. Lösungen entwickeln: Welche Lösungen setzen an den Ursachen an und lösen das Problem?
5. Risiken bei der Umsetzung bedenken: Was könnte passieren, wenn eine Lösung umgesetzt wird?
6. Chancen bei der Umsetzung erkennen: Was können Sie mit der Lösung (außerdem) verbessern?
7. Lösung umsetzen: Für welche Lösung entscheiden Sie sich und wie gehen Sie bei der Umsetzung vor? Woran erkennen Sie, dass Sie auf dem richtigen Weg sind?

Im Folgenden wird erläutert, was diese Schritte im Einzelnen bedeuten, was zu beachten ist und welche Methoden Sie jeweils nutzen.