Brown-Paper-Methode für ProzessmanagementSo funktioniert der Brown-Paper-Workshop

Brown-Paper-Workshop vorbereiten

Wenn Sie als Prozessverantwortlicher Ihren Prozess mit der Brown-Paper-Methode darstellen, dann hat das immer einen Grund oder einen Anlass. Möglich ist beispielsweise:

• Sie müssen die Prozesskosten reduzieren.
• Kunden sind unzufrieden mit dem Prozessergebnis und haben sich beschwert.
• Es soll ein neues IT-System eingeführt werden und Sie müssen festlegen, welche Funktionen es für Sie und Ihr Team haben soll.

Grund und Anlass der Prozessdarstellung machen klar, welchen Prozess, welche Abläufe und welche Tätigkeiten in Ihrem Fall genauer betrachtet werden müssen. Sie grenzen damit den Prozess ein, der Gegenstand der Prozessdarstellung sein soll. Außerdem wird damit festgelegt, welche Prozessmerkmale Sie in Ihrer Darstellung aufzeigen und nennen sollten und wie detailliert die Beschreibung sein muss.

Was für den Brown-Paper-Workshop gebraucht wird

Daraus ergibt sich wiederum, welche Personen an dem Workshop teilnehmen sollten und welche teilnehmen müssen, weil sonst kein Ergebnis erzielt werden kann. Benennen Sie diese Personen im Einzelnen und sprechen Sie diese im Vorfeld an.

Sagen Sie, was Sie vorhaben, warum die Person dabei sein muss und was Sie sich im Workshop von ihr erwarten. Etwa in der Form:

„Beschreibe uns genau, was du im Fall … tust.“

„Bringe bitte die Zahlen mit zu …“

„Mache doch vom Bildschirm einen Screenshot von … und bring ihn mit.“

Hilfreich ist, wenn Sie diesen Prozess in einer übergeordneten Prozesslandkarte darstellen und zeigen, welchen „Ausschnitt“ aus Ihren Unternehmensprozessen Sie betrachten wollen. Außerdem kann hilfreich sein, wenn Sie den Prozess im Organigramm des Unternehmens verorten. Mit dieser Darstellung wird sichtbar, wo es Wechselwirkungen oder Schnittstellen mit anderen Prozessen geben kann und wer davon betroffen ist.