ProzessmanagementSo funktioniert die Prozessoptimierung

Maßnahmen und Projekte zur Prozessoptimierung planen

Wenn die bestehenden Prozesse visualisiert und in Ablaufdiagrammen oder formalen Modellen beschrieben sind und wenn eine Prozessanalyse durchgeführt wurde, kann der Prozess schrittweise verbessert werden. Wenn Sie die Schwachstellen erkannt und ihre Ursachen ermittelt haben, dann ergeben sich meist unmittelbar mögliche Maßnahmen, um die Schwachstellen zu beseitigen und den Prozess zu verbessern.

Manche Maßnahmen können sehr umfangreich sein und aus einer Vielzahl von Einzelmaßnahmen bestehen; dann wird ein Projekt initiiert, dessen Ziel die Neuausrichtung oder Reorganisation des betreffenden Prozesses ist.

Andere Maßnahmen lassen sich einfach umsetzen; die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Prozesses ändern das, was bisher störend war, im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen).

Mögliche Optimierungsansätze, die im Rahmen einer Einzelmaßnahme oder eines Projekts umgesetzt werden können, werden im Folgenden vorgestellt.

Arbeitsschritte zusammenfassen und integrieren

Oft wird ein Prozess dadurch verbessert, dass Arbeitsschritte zusammengefasst werden. Das ist möglich, wenn

• Aufgaben und Tätigkeiten auf zu viele Mitarbeiter verteilt sind,
• planende und ausführende Tätigkeiten voneinander getrennt sind oder
• es zu komplexe Entscheidungs- und Berichtswege gibt.

An einer Stelle lassen sich alle notwendigen Ressourcen, Informationen und Kompetenzen bündeln. Im Ergebnis werden Abläufe beschleunigt, Schnittstellen reduziert und die Qualität der Arbeit verbessert. In vielen Fällen steigen auch Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weil sie mehr Handlungsspielraum erhalten.