Texte schreibenStruktur und Gliederung für Texte im Berufsalltag

Wie werden Texte strukturiert?

Insbesondere für kurze Texte wie Memos, E-Mails, Aktennotizen und Management-Zusammenfassungen gilt: Das Wichtigste steht am Anfang. Dann kann die Leserin oder der Leser sofort erkennen, worum es geht und was wichtig ist. Der einfache Textaufbau sieht also folgendermaßen aus:

1. Kernbotschaft

Am Anfang steht die Kernbotschaft und die wichtigste Information, um die es bei diesem Text geht. 

2. Informationen

Auf Kernbotschaft und die wichtigste Information am Textanfang folgen zusätzliche Informationen, die die Leserin oder der Leser wissen muss. Hier beantworten Sie die Fragen, die sich der Adressat nach dem Lesen Ihrer Kernbotschaft vermutlich stellt.

Das sind oft die typischen W-Fragen: was, wer, wie viele, wo, wann, wie lange, wie, mit wem, wodurch.

3. Gründe

Erläutern Sie die Gründe, die deutlich machen, warum oder wofür das Thema wichtig ist. Sie erklären, begründen oder belegen damit Ihre Informationen aus Punkt 2.

4. Details

Am Textende stehen weitere Zahlen, Daten, Fakten und Beispiele, die vielleicht noch eine Hilfe für die Leserin oder den Leser sind. Hier überlegen Sie:

• Welche Fragen haben die Adressaten, wenn Sie die Informationen aus Punkt 2 lesen?
• Was macht die Gründe aus Punkt 3 glaubwürdig und was belegt sie?
• Was müssen die Adressaten außerdem noch wissen, damit sie so handeln, wie Sie es erwarten?

Wenn Sie mit Ihrem Text nicht nur informieren, sondern überzeugen wollen, dann kann es besser sein, wenn Sie den Punkt 2 (Informationen) und den Punkt 3 (Gründe) tauschen.