Projektmanagement mit ExcelVorbereiten: Von der Projektidee zum Projektantrag
Anlass des Projekts bestimmen
Am Anfang steht eine Idee, ein Problem oder eine für das Unternehmen neuartige Aufgabe. Um sie zu realisieren oder zu lösen, muss ein Projekt so vorbereitet werden, dass die Entscheidungsträger sagen können, ob es das Projekt überhaupt geben soll oder nicht. Das Projekt muss akquiriert werden.
Oft ergibt sich die Projektidee oder die Projektnotwendigkeit aus einer neuen Situation, auf die sich das Unternehmen einstellen muss. Zum Beispiel:
- Gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden.
- Kunden haben neue Anforderungen an Produkte.
- Prozesse sollen kostengünstiger werden.
Auslöser für ein Projekt können auch Vorläuferprojekte, Vorstudien oder übergeordnete Konzepte sein. Dazu gehören Projekte zur Umsetzung der Unternehmensstrategie, Ausbau der Informationstechnologie, Ergebnisse einer Marktrecherche oder ein Personalentwicklungskonzept.
Bedeutung des Projekts klären
Insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig durchgeführt werden, müssen die knappen Ressourcen im Unternehmen den wirklich wichtigen Projekten zugeordnet werden. Deshalb ist zuerst eine Entscheidung notwendig, ob die Idee oder der Anlass überhaupt in ein Projekt überführt werden müssen oder können.
Dazu müssen diejenigen, die an der Durchführung des Projekts ein Interesse haben, die Wichtigkeit herausarbeiten. Sie müssen den Stellenwert des Projekts im Unternehmen deutlich machen und begründen. Sie müssen erklären, welche Ziele mit dem Projekt verfolgt werden und warum diese für das Unternehmen wichtig sind. Dazu können die Projektinteressierten zeigen, wie sich ihr Projekt im Projektportfolio des Unternehmens verortet und wie es zur Unternehmensstrategie passt.
Alle diese Aspekte werden im Projektantrag zusammengestellt, erläutert, begründet und belegt. Zur Bewertung des Projektantrags wägen die Entscheider mehrere Kriterien ab. Und sie überprüfen das Projekt auf Stimmigkeit mit dem bestehenden Projektportfolio.
