ProtokollführungWie Sie einen Besuchsbericht erstellen – mit Vorlage
Was ist ein Besuchbericht?
Ein Besuchsbericht ist ein schriftliches Dokument, das die wichtigsten Punkte und Ergebnisse eines Gesprächs im beruflichen Kontext zusammenfasst. Er dient als Gedächtnisstütze für die Teilnehmenden und als Informationsquelle für Personen, die nicht anwesend waren.
Festgehalten werden besprochene Themen, getroffene Entscheidungen sowie vereinbarte Maßnahmen und Zuständigkeiten. Ziel ist es, eine eindeutige und nachvollziehbare Dokumentation von Treffen und Gesprächen zu erstellen, die zur Nachverfolgung von Aufgaben und als Referenz für zukünftige Entscheidungen genutzt werden kann.
Ein Besuchsbericht ist zum Beispiel in den folgenden Situationen sinnvoll:
- Kundenbesuch am Standort des Kunden oder im eigenen Unternehmen
- Außendienstaktivität
- bei Tagungen
- bei Seminaren
- während Messen
Wann wird ein Besuchsbericht erstellt?
Idealerweise notieren Sie die wichtigsten Fakten stichpunktartig schon während des Gesprächs. Falls Sie sich uneingeschränkt auf Ihre Gesprächspartnerin oder Ihren Gesprächspartner konzentrieren möchten, schreiben Sie die wichtigsten Fakten direkt nach dem Treffen auf.
Maximal 24 Stunden sollten zwischen Gespräch und Dokumentation liegen. Planen Sie für das Notieren zusätzliche Zeit nach dem Termin oder zwischen zwei Terminen ein.
Die zeitnahe Erstellung gewährleistet, dass die Details des Treffens noch frisch im Gedächtnis sind, was zu einer genaueren und umfassenderen Dokumentation führt. Ein früher Berichtszeitpunkt hilft auch dabei, Informationen gleich an Teammitglieder oder Entscheidungsträger weiterzuleiten, sodass notwendige Entscheidungen getroffen und Folgemaßnahmen ergriffen werden können.
