Meetings und Besprechungen verbessernZeitplan der Besprechung straffen

Feste Zeitvorgabe in Meetings etablieren

Grundlage für ein zeitsparendes, ergebnisorientiertes Meeting ist ein straffer Zeitplan.

Meistens erfahren die Teilnehmenden mit der Einladung, wann eine Besprechung beginnt – aber nicht, wann sie endet. Ohne eine verlässliche Uhrzeit, zu der die Besprechung beendet oder eben abgebrochen wird, ist keine straffe Vorgehensweise möglich. Das führt dazu, dass Ziele und Themen aus den Augen verloren werden.

Warum ist das so? Wenn sich in Ihrem Unternehmen die Einsicht durchgesetzt hat, dass Meetings ohnehin immer lange dauern und das geplante Ende der Besprechungszeit leicht nach hinten verschoben werden kann – dann reden alle gerne viel und über vieles.

Kaum einer fühlt sich verpflichtet, beim Thema zu bleiben oder sich mit seinen Beiträgen auf das Wesentliche zu beschränken. Es ist ja genug Zeit, selbst auch noch (einmal) etwas dazu zu sagen.

Was ist das Parkinsonsche Gesetz?

In Besprechungen ohne festen Zeitplan droht, was der Soziologe C. Northcote Parkinson formulierte, nachdem er die Arbeit in der britischen Verwaltung analysiert hatte. Er leitete daraus das sogenannte Parkinsonsche Gesetz ab. Es besagt:

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.

Auf der Grundlage seiner Erkenntnisse formulierte Parkinson in den 1950er-Jahren eine Reihe von ironisierenden Aussagen, die er zu allgemeinen Gesetzen erhob und in einen wissenschaftlichen Jargon packte. Weitere Gesetzmäßigkeiten, die Parkinson entdeckte, sind:

• In Diskussionen werden die Themen am ausführlichsten diskutiert, von denen die meisten Teilnehmenden Ahnung haben – und nicht die Themen, die am wichtigsten sind.
• Die Redezeit in Meetings ist umgekehrt proportional zu den Kosten oder Budgets, um die es beim jeweiligen Tagesordnungspunkt geht. Über Millionen-Investitionen wird nach wenigen Minuten abgestimmt, über den Kaffeeverbrauch in Besprechungen wird stundenlang diskutiert.