ZeitmanagementDie besten Methoden für Aufgaben und Zeitplanung
- Zeitplanung nach dem Eisenhower-Prinzip
- Prioritäten, Aufgabenplan und Zeitplan aus dem Eisenhower-Portfolio ableiten
- Was in das Feld „Sein lassen“ gehört
- Was in das Feld „Sofort erledigen“ gehört
- Was in das Feld „Termin setzten“ gehört
- Was in das Feld „Delegieren – im Block erledigen“ gehört
- Genaue Zeitplanung bei vielen wichtigen und dringenden Aufgaben
- ALPEN-Methode zur Aufgaben- und Tagesplanung
- Prioritäten setzen mit der Methode nach Ivy Lee
- Aufgaben in den Terminkalender schreiben
- Zeit planen und Zeit sparen mit dem Timeboxing-Prinzip
- Mit einem Wochenplan Struktur und Ordnung ins Zeitmanagement bringen
- 8 Vorlagen im Praxisteil
Zeitplanung nach dem Eisenhower-Prinzip
Jede Zeitplanung beginnt mit der systematischen Prüfung und Vorbereitung der Aufgaben. Ziel dabei ist es, ein Optimum aus Aufwand und Ertrag zu erreichen. Sie müssen dazu klären, welches Ergebnis Sie erzielen wollen, welche Qualität das Ergebnis haben muss und welchen Aufwand (Zeit, Motivation, Leistung, Know-how) Sie dafür investieren.
Voraussetzung ist die Bewertung der einzelnen Aufgaben. Sie soll eine Priorisierung der wirklich wichtigen Aufgaben ergeben. Dabei gilt es, die eigenen Ressourcen und die eigene Zeit optimal zu nutzen und Mitarbeiter oder Kollegen zur Unterstützung einzusetzen, soweit das möglich ist. Eine Methode zur Bewertung von Aufgaben und zu ihrer Priorisierung ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip.
Nach diesem Prinzip erfolgt die Aufgabenbewertung und Priorisierung mithilfe eines Wichtig-Dringlich-Portfolios. Hierbei werden alle anstehenden Aufgaben wie in Abbildung 1 nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit eingeordnet und dann in einem Portfolio-Diagramm, der Eisenhower-Matrix, dargestellt.
Das Portfolio ist eine Entscheidungshilfe. Es zeigt, dass Aufgaben unterschiedlich wichtig sind und deshalb unterschiedlich geplant und bearbeitet werden. Klären Sie dazu:
- Was ist für Ihre Ziele, Ihren Aufgaben- und Verantwortungsbereich wirklich wichtig?
- Welche Aufgaben drängeln sich dazwischen?
- Wie viel Zeit verwenden Sie für unwichtige Aufgaben?
- Welcher Anteil machen die wichtigen und die weniger wichtigen Aufgaben aus?
Mit der Eisenhower-Matrix können so alle Aufgaben einem der vier Felder in Abbildung 1 zugeordnet werden.
