Vorgehen für Prozessanalyse, Prozessplanung, Prozessverbesserung

Wer Prozesse richtig definiert, gestaltet und lebt, kann Kunden besser zufriedenstellen und kann schneller neue Produkte und Dienstleistungen entwickeln. Weitere Vorteile sind: Kosten und Qualität bleiben im Griff und Frustration bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden vermieden.

Denn Frustration entsteht meist dann, wenn nicht alles planmäßig läuft. In dieser Vorlage zum Prozessmanagement finden Sie folgende Aspekte:

Vorlagen zur In-Scope- und Out-of-Scope-Analyse für die Abgrenzung des Prozesses
Prozessmanagement beginnt mit der Auswahl des Bereichs oder der Prozesse, die Sie analysieren, gestalten und optimieren wollen.

Vorlagen zur Ziel- und Strategiebeschreibung
Die prozessorientierte Organisation muss immer auf die Ziele und die Strategie des Unternehmens oder des ausgewählten Bereichs ausgerichtet sein. Im ersten Schritt formulieren Sie die wichtigen Ziele und die strategischen Merkmale.

Leistungsindikatoren und Leistungsmerkmale für die Prozessqualität
Sie überprüfen, welchen Bezug Sie zwischen Ihren Zielen und den strategischen Bausteinen einerseits und den Leistungsindikatoren für Prozesse andererseits erkennen.

Beispiele für Hauptprozesse in der Wertkette des Unternehmens
Sie beschreiben dann die bestehenden Kernprozesse des Unternehmens anhand der Fragen in dieser Vorlage.

Vorlagen zur Visualisierung und Beschreibung von Prozessen
Für das Visualisieren der wichtigsten Prozesse in Ihrem Unternehmen können Sie als Grundlage das Wertkettenmodell von Michael E. Porter nutzen (in dieser Vorlage abgebildet).

Beschreiben Sie dann die wichtigsten Teilprozesse für die einzelnen Kernprozesse, die in Ihrem Unternehmen relevant sind. Lesen Sie in dieser Vorlage, welche Instrumente Sie hierzu brauchen und wie Sie vorgehen. In einer Tabelle können Sie Ihre Informationen übersichtlich darstellen.

Fünf Abbildungen zeigen als Beispiele, wie Sie Ihre Prozesse auf unterschiedlichen Ebenen – vom Unternehmen bis zur einzelnen Stelle oder Person – darstellen können.

SWOT-Analyse für die Ermittlung von Schwachstellen im Prozess
Es folgt eine allgemeine Diagnose der Kernprozesse mithilfe einer SWOT-Analyse. Die Fragen in dieser Vorlage dazu helfen Ihnen dabei. In der Vorlage finden Sie Beispiele für Faktoren zur Beurteilung der Prozessleistung.

Beispiele für mögliche Schwachstellen und ihre Zuordnung im Ishikawa-Diagramm
Eine Checkliste in dieser Vorlage hilft Ihnen bei der Schwachstellenanalyse und der Ursachenanalyse. Die Ursachenanalyse für die Symptome und Schwachstellen kann mit einem Ursachen-Analyse-Diagramm durchgeführt werden, dem Ishikawa-Diagramm.

So können Sie die Ursachen zusammenstellen, die Sie beseitigen wollen oder müssen. Eine Abbildung hierzu sowie eine Tabelle für die systematische Zusammenstellung der Probleme finden Sie in dieser Vorlage.

Vorlagen zur Maßnahmenplanung für die Prozessverbesserung
Schritt für Schritt entwickeln Sie den Maßnahmenplan zur Verbesserung der Prozessleistung. Dazu beschreiben und modellieren Sie alternative Ablaufdiagramme. Die aufgelisteten Aspekte und Fragestellungen in dieser Vorlage helfen Ihnen dabei.

Danach entwickeln Sie Ihre neuen Prozess-Diagramme, die den gewünschten und idealen Ablauf beschreiben. In der Vorlage erhalten Sie hierzu ein weiteres Beispiel für die Prozessbeschreibung im Ablaufdiagramm.

Umsetzung von Prozessverbesserungen im Unternehmen
Je nachdem, wie tiefgreifend die Prozessänderungen im Vergleich zu den bisherigen Abläufen sind, umso umfassender sind die Maßnahmen zur Umsetzung. In der Vorlage finden Sie die wichtigen Elemente hierzu und können darauf aufbauend Ihren Maßnahmenplan zur Umsetzung entwickeln.