Aufgaben delegieren

Wer sich als Führungskraft von einem Teil der vielen Arbeit befreien will, muss lernen, mehr Aufgaben zu delegieren. Das setzt Vertrauen voraus und ein paar Regeln, die eine Führungskraft mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vereinbaren muss.

Dann kommt es darauf an, dass alles richtig besprochen wird und klar ist, was getan werden soll. Damit die Aufgabendelegation gelingt, sollte nicht nur die Aufgabe geklärt werden; es braucht auch eine Abstimmung über Kompetenzen, Befugnisse, Zeitrahmen, Ziele und erwartete Ergebnisse. Im Berufsalltag gelingt das rasch, wenn alle wissen, welche Punkte geklärt werden müssen.

Dazu finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel ein Formblatt für die Aufgabendelegation: Aufgaben besprechen und delegieren. Dort sind alle Punkte genannt, die Sie besprechen sollten, wenn Sie Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter eine Aufgabe übertragen.

Damit Sie dann auch das gewünschte Ergebnis erhalten, sollten Sie im Vorfeld grundsätzlich erst einmal klären, ob die Bedingungen und Möglichkeiten für das Delegieren von Aufgaben vorliegen: Ob es passende Aufgaben gibt, ob die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die notwendige Qualifikation und die Bereitschaft mitbringen und ob die Arbeitsverteilung das zulässt. Diese Punkte prüfen Sie mit der Vorlage Aufgaben richtig delegieren: Planung, Umsetzung, Kontrolle der Aufgabendelegation.

Damit alle Beteiligten mit der Aufgabendelegation am Ende zufrieden sind, sollte überprüft werden, ob das erwartete Ergebnis erzielt wird. Dazu kann es notwendig sein, zwischendurch mit der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter zu besprechen, wie es vorangeht und wo eventuell Probleme liegen. Dabei hilft die Vorlage Übersicht über delegierte Aufgaben (Nachfassliste). Am Ende führen Sie ein Feedback-Gespräch, wenn es Defizite gibt. Und natürlich sprechen Sie Lob und Dank aus, wenn alles zufriedenstellend erledigt wurde.