Projektbericht-Vorlage für Dokumentation & Abschlussbericht

Wozu die Projektbeschreibung dient

Die Projektbeschreibung ist das zentrale Werkzeug für Ihre Projektkommunikation. Damit benennen Sie nicht nur alle Aktivitäten in Ihrem Projektteam; die Projektbeschreibung dient auch als Kommunikationsinstrument gegenüber Stakeholdern. Denn sie zeigt anderen Interessierten oder Betroffenen, worum es in Ihrem Projekt geht und was Sie von ihnen benötigen. Beschreiben Sie mit dieser Vorlage Ihr Projekt mit den strategisch wichtigen Inhalten.

Vorteile dieser Vorlage

Damit halten Sie alle strategisch wichtigen Aspekte Ihres Projekts fest. Diese dürfen Sie nie aus den Augen verlieren. Es geht dabei unter anderem darum, dass Sie

• die zentralen Ziele des Projekts sichtbar machen,
• den Bezug zu Auftraggeber, Zielgruppe und Stakeholdern herstellen,
• die Rahmenbedingungen festhalten,
• auf Chancen und Risiken verweisen,
• die Vorgehensweise aufzeigen,
• klarstellen, warum das Projekt für das Unternehmen wichtig ist.

Ziel der strategischen Projektplanung

Ein wesentliches Ziel der schlüssigen Projektbeschreibung ist, dass Sie die Unterstützung vom Management, von Fachabteilungen und anderen Mitarbeitern erhalten, die Sie unbedingt brauchen, damit das Projekt erfolgreich ist. Sie müssen gegenüber diesen Stakeholdern immer aufzeigen, warum es Ihr Projekt gibt und welche Vorteile diese und das Unternehmen vom Projekterfolg haben.

In der Vorlage stellen Sie dazu die strategischen Merkmale des Projekts und die dabei relevanten Hintergrundinformationen zusammen. So können Sie jederzeit kurz und bündig Ihr Projekt nach außen vertreten und verkaufen.

Projektbeschreibung als Grundlage für die Projektdokumentation

Die Projektbeschreibung in dieser Vorlage kann auch als Struktur und Gliederung für einen abschließenden Projektbericht und die Projektdokumentation dienen. Die Themen für den Projektbericht sind:

• Zweck und Zielsetzung des Projekts
• Anforderungen der Zielgruppen und des Auftraggebers
• Ausgangssituation und bisherige Lösung
• Lösungen, die im Projekt umgesetzt werden (oder bereits wurden)
• Strategie-Fit
• Kostenplanung
• Erlösplanung
• Chancen und Risiken
• Sicherheit und Compliance
• Management und Projektorganisation
• Öffentlichkeitsarbeit
• Anmerkungen und Anhänge
• Dokumentation
• Evaluation und Erkenntnisse aus dem Projekt

Mit einer gut geführten und gepflegten Projektbeschreibung führen Sie Ihr Projekt auch sicher zum Abschluss. Das Risiko, dass Ihr Projekt versandet, wird reduziert.