Protokoll simultan schreiben – Formular und Vorlage

Mit diesem Formular für das (simultane) Schreiben Ihres Protokolls bekommen Sie eine Übersicht, welche Inhalte ein ausführliches Verlaufsprotokoll oder ein Ergebnisprotokoll haben muss und wie diese angeordnet sind.

Sie können mit dieser Vorlage alle Punkte eines Meetings sofort festhalten und erstellen damit am Ende ein perfektes Protokoll für alle Teilnehmenden.

Inhalte und Aufbau des Protokolls

Dieses Formular ist so aufgebaut, dass Sie damit direkt ein Protokoll für Ihre Veranstaltung, zum Beispiel ein Meeting, eine Besprechung, ein Workshop, eine Konferenz oder eine Mitgliederversammlung, erstellen können. Sie halten damit alle wichtigen Inhalte für die Besprechung insgesamt fest sowie alle Beiträge der Teilnehmenden, die Ergebnisse, die offenen Punkte, Beschlüsse, Maßnahmen und Abstimmungen.

In dem Formular für das Protokoll sind drei wichtige Fälle für Tagesordnungspunkte unterschieden (Module, die kopiert werden können):

Anwendungsfall 1

Ein Teilnehmer berichtet aus seinem Projekt oder von seinen Aufgaben und zeigt damit einen Sachstand auf. Davon sind er oder andere Teilnehmende des Meetings betroffen, die nun ihrerseits aktiv werden müssen. Was wer bis wann zu tun hat, wird im Protokoll in Form einer To-do-Liste festgehalten.

Anwendungsfall 2

Es soll im Meeting zu einer Entscheidung kommen. Dazu stimmen die Teilnehmenden ab. Im Protokoll wird zunächst festgehalten, was zu entscheiden ist und welche Lösungen oder Alternativen es dafür gibt. Dann werden die Redebeiträge und Diskussionen dazu dokumentiert. Wer und was spricht dafür? Und wer und was dagegen? Schließlich kommt es zu einer Abstimmung, deren Ergebnis im Protokoll festgehalten wird. Am Ende steht ein Beschluss.

Anwendungsfall 3

Eine Teilnehmerin berichtet über ein Thema, ein Projekt oder ihre Abteilung und will damit die anderen Teilnehmenden einfach nur informieren. Es kann Fragen geben oder zu einer Diskussion kommen, deren Verlauf und die wichtigen Stichpunkte festgehalten werden.