Außendienst organisieren

Der Außendienst als Teil des Vertriebs muss den Kontakt mit bestehenden Kunden pflegen und Kontakte zu potenziellen Kunden aufbauen. Das muss im Rahmen des Vertriebsmanagements organisiert werden. Grundlage sind die Rahmenbedingungen und Kennzahlen zur Steuerung des Außendienstes. Dazu müssen Fragen beantwortet werden wie zum Beispiel:

• Welche Umsätze erzielt der Außendienst?
• Wie hoch ist die Erfolgsquote für Angebote?
• Wie ist der Außendienst organisiert?
• Wo gibt es Verbesserungspotenzial?

Führen Sie zur Beantwortung dieser Fragen zunächst eine Bestandsaufnahme im Außendienst durch mit der gleichnamigen Vorlage.

Als Führungskraft im Außendienst müssen Sie die Ziele für Ihren Außendienst festlegen und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vermitteln. Daraus leiten sich die einzelnen Aufgaben für Ihren Außendienst ab. Klären Sie, was bisher erfüllt wurde und was in Zukunft ergänzt, intensiviert oder verbessert werden kann. Dazu nutzen Sie Vorlagen wie Aufgaben für den Außendienst.

Im Rahmen der Planung und Organisation des Außendienstes müssen Sie klären, welche Außendienstmitarbeiter für welche Region oder welches Vertriebsgebiet zuständig sind. Es geht um die Einteilung des Marktes und darum, wie viele Außendienstmitarbeiter benötigt werden. Wie Sie Ihre Vertriebsgebiete unterteilen und die Anzahl Ihrer Mitarbeitenden ermitteln, ist in der Vorlage Absatzgebiet für den Außendienst unterteilen erklärt.

Um die Leistung der Außendienstmitarbeiter beurteilen zu können, brauchen Sie Kennzahlen. Sie sind wichtig, damit der Außendienst seine Arbeit besser planen und steuern kann. Es gibt Kennzahlen zu Kunden (zum Beispiel Umsatzpotenzial), zur Leistung Ihrer Mitarbeitenden (zum Beispiel Anzahl der Kundenbesuche und Verkaufsabschlüsse) und zum Außendienst insgesamt (zum Beispiel Erfolgsquote bei der Angebotsabgabe).

Wichtige Kennzahlen finden Sie in einer Vorlage zusammengefasst: Kennzahlen für den Außendienst. Weitere, spezielle Excel-Vorlagen helfen Ihnen beim Vertriebs-Controlling.