Projektstatusbericht: Ergebnisse und Bewertung anhand von Kennzahlen und Soll-Ist-Vergleich

Der Projektverlauf lässt sich in Kennzahlen darstellen. Sie zeigen auf, ob geplante Termine eingehalten werden, der Kostenrahmen nicht überschritten wird, die Qualität der Projektarbeit in Ordnung ist und das Projekt insgesamt nach Plan verläuft.

Mit dieser Excel-Vorlage definieren Sie für diese Aspekte jeweils Kennzahlen, die Sie dann messen und überwachen. Sie führen einen Soll-Ist-Vergleich durch und ermitteln Abweichungen. Je nachdem, wie kritisch diese sind, können Sie dies durch eine "Projektampel" einfach sichtbar machen.

Jedes Projekt hat drei kritische Erfolgsfaktoren:

• Zeit
• Kosten
• Qualität

Diese können mit unterschiedlichen Kennzahlen abgebildet werden. Mit ZEIT kann beispielsweise der Projektaufwand in Zeiteinheiten (Stunde, Tag, Monat) gemessen werden oder die Dauer für einzelne Arbeitspakete des Projekts. Entscheidend ist meist, wenn Termine für Meilensteine nicht eingehalten werden.

Kennzahlen für die KOSTEN bzw. das Budget zeigen, ob die Ist-Kosten unterhalb der Plan-Kosten (Budget) liegen. Dabei kann nach Kostenarten unterschieden werden.

Die QUALITÄT der Projektergebnisse legt der Projektauftraggeber fest. Er definiert die Kriterien, nach denen er beurteilt: Projektaufgabe erfüllt. Auch dies kann an messbaren Kriterien festgemacht werden, die hier definiert werden.

Mit der Excel-Vorlage werden diese Kennzahlen zusammengestellt, die Ist-Werte mit den Soll-Vorgaben oder Plan-Werten verglichen und Abweichungen verfolgt. In einer Ampel wird das Ergebnis im Überblick visualisiert.