Projektmanagement mit Excel

Projektmanagement hat fünf Phasen: Vorbereiten, Initiieren, Planen, Steuern und Abschließen. In jeder Phase fallen Aufgaben an, die Sie mit den 96 Excel-Vorlagen aus diesem Handbuch-Kapitel erledigen können. Alle Vorlagen sind auf Grundlage von Microsoft Excel umgesetzt. Die Vorlagen sind visuell aufbereitet, damit Sie den Überblick behalten und Ihre Ergebnisse präsentieren können. Die jeweiligen Funktionen vereinfachen Ihnen die Arbeit. Zum Beispiel so:

Bevor ein neues Projekt freigegeben wird, muss seine strategische Bedeutung geklärt werden. In welchem Maße das neue Projekt zu Ihren Unternehmenszielen und Unternehmensstrategien beiträgt, können Sie durch Gewichtung einzelner Aspekte prüfen. Stellen Sie Ihr Ergebnis in einem Projekt-Portfolio dar.

Wenn der Startschuss für ein Projekt gefallen ist, formulieren Sie den Projektauftrag. Dazu gehören Problembeschreibung, Lösungsvorschlag, Rahmenbedingungen, Befugnisse der Projektleitung, Chancen und Risiken, erwartete Ergebnisse, Projektteam und Kosten. In einer Checkliste finden Sie alle Fragen, die Sie mit Ihrer Kick-off-Besprechung klären sollten.

Bei der Projektplanung hilft Ihnen der Projektstrukturplan. Darin erläutern Sie für Ihr Projekt die einzelnen Arbeitspakete mit den Liefergegenständen, Teilarbeitspaketen und Aufgaben. Welche Aufgaben und Arbeitspakete wann eingeplant sind, legen Sie im Gantt-Diagramm für die Terminplanung fest. Außerdem schätzen Sie mithilfe der Vorlagen die Kosten und erstellen ein Risiko-Portfolio für Ihr Projekt.

Zur Projektsteuerung gehören Meetings. Und es müssen Termine abgestimmt werden. Innerhalb Ihres Zeitplans müssen Sie Meilensteine erreichen und Sie müssen die Kosten Ihres Projekts überwachen. Nutzen Sie für diese Phase unter anderem die Meilensteintrendanalyse, das Eisenhower-Portfolio und die Vorlage zum Kostencontrolling.

Bereiten Sie den Projektabschluss vor, indem Sie alle Ergebnisse des Projekts festhalten und bewerten. Organisieren Sie die Projektabnahme und Produktübergabe. Mit den Vorlagen zur Zwischenbilanz und für Ihre Lessons Learned sammeln Sie Ihre Erfahrungen für neue Projekte.