Stundensatz- und Personalkosten-Rechner

Mit dieser Excel-Vorlage berechnen Sie den Stundensatz bzw. Stundenverrechnungssatz für Ihr Personal oder einen einzelnen Mitarbeiter. Das ist eine wichtige Kenngröße – zum Beispiel für die Kalkulation von Angeboten, die Rentabilitätsrechnung oder den Vergleich von Prozesskosten, Make-or-Buy-Analysen. Die Kostenanteile werden in einem Diagramm dargestellt.

Der Stundenverrechnungssatz, Personalstundensatz oder Stundensatz ergibt sich aus dem Verhältnis sämtlicher Kosten, die durch einen Mitarbeiter entstehen, zu den Produktivstunden bzw. der produktiven Arbeitszeit. Meist werden diese Kenngrößen mit Bezug zu einem Jahr kalkuliert. Die Formel zur Berechnung und Kalkulation lautet:

Stundenverrechnungssatz =
Gesamtkosten Mitarbeiter pro Jahr / Produktivzeit in einem Jahr

Die Gesamtkosten ergeben sich aus unterschiedlichen Kostenarten. Das können sein:

• Bruttogehalt
• Kosten für den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen
• Zuschüsse für Nachtschichten, Sonn- und Feiertagsarbeit oder fixe Prämien
• Weiterbildung
• Raumkosten
• Energiekosten
• sonstige Kosten oder Gemeinkosten

Zu den Raumkosten zählen Miete, Möblierung, Geräte oder PC. Sonstige Kosten oder Gemeinkosten ergeben sich beispielsweise aus der gemeinsamen Nutzung einer Teamassistenz oder eines IT-Services, aus Gemeinschaftsräumen oder Zuschüssen für den Mitarbeiter.

Für die Berechnung der Produktivstunden (pro Jahr) ist relevant, welche Ausfallzeiten durch Urlaub, Krankheit oder andere Aktivitäten entstehen. Diese müssen Sie gegebenenfalls abschätzen oder aus früheren Jahren (Erfahrungswerte) übernehmen.

Mit den beiden Werten Gesamtkosten und Produktivstunden ermitteln Sie den Stundenverrechnungssatz (Personalstundensatz, Stundensatz) als entscheidungsrelevante Größe. In der Excel-Vorlage werden diese Kenngrößen einzeln zusammengestellt, und der Stundenverrechnungssatz wird berechnet. In einem Diagramm gewinnen Sie eine Übersicht über den Anteil der einzelnen Kostenarten.

Schließlich können Sie auf den Personalstundensatz, der auf den geplanten Kosten basiert, noch einen Risikozuschlag draufsatteln. Damit sichern Sie sich bei der Kalkulation eines Angebots gegen unvorhergesehene Ereignisse ab. Das können sein:

• Kunde stellt Nachforderungen
• einzelne Kostenposition können plötzlich steigen (zum Beispiel Energiekosten)
• Kunde kann nicht bezahlen

Hier können Sie auch einen Gewinnzuschlag einberechnen, wenn Sie diesen nicht an anderer Stelle im Angebot einkalkulieren.

Außerdem können Sie einbeziehen, dass Ihr Personal nie zu einhundert Prozent ausgelastet ist. Auf der Grundlage einer durchschnittlichen Auftragslage geben Sie einen Auslastungsgrad ein (Zeile 38), mit dem ein zusätzlicher Kostenanteil pro Stunde aufgeschlagen wird.

Anwendung des Stundenverrechnungssatzes

• Wenn Sie ein Angebot erstellen und dabei auch Personalkosten ansetzen wollen, müssen Sie Ihren Stundenverrechnungssatz genau kennen für die Mitarbeiter, die beim Auftrag mitwirken sollen. Diese Stunden verrechnen Sie im Angebot (Stundenverrechnungssatz).
• Wenn Sie die Rentabilität eines Projekts ermitteln wollen, müssen Sie die eingesetzten Ressourcen in Form von Arbeitszeit betrachten. Die relevante Kennzahl für den Aufwand ist der Personalstundensatz.
• Wenn es um Make-or-Buy-Analysen geht, also um die Frage, ob eine Leistung selbst erbracht oder von einem Lieferanten gekauft werden soll, dann werden oft Stundenverrechnungssätze miteinander verglichen. Sie sind dann auch Grundlage für die Ermittlung der Opportunitätskosten.
• Wenn die Prozesskosten ermittelt werden für ausgewählte Prozesse im Unternehmen, dann wird der Stundenverrechnungssatz benötigt von den Mitarbeitern, die im Prozess mitwirken.