Personalplanung mit Excel

Als Führungskraft mit Personalverantwortung müssen Sie für Ihre Personalplanung folgende Fragen beantworten können:

• In welchen Bereichen sind wie viele Mitarbeiter beschäftigt?
• Welche Personalzugänge und Personalabgänge sind geplant?
• Welche Altersstruktur hat Ihre Belegschaft?
• Welche Qualifikationen und Kompetenzen werden für die anstehenden Aufgaben benötigt?
• Welche Personalkosten fallen an?

Um diese Fragen zur Personalplanung zu beantworten, brauchen Sie Informationen. Diese stellen Sie mit den Excel-Vorlagen dieses Handbuch-Kapitels zusammen. Sie analysieren die Ergebnisse und leiten daraus wichtige Maßnahmen ab.

Ausgangspunkt sind der aktuelle Personalbestand sowie die möglichen Personalzugänge und Personalabgänge. Mit der Vorlage Personalbestand - Zugänge und Abgänge planen verschaffen Sie sich eine Übersicht. Zur Bewertung müssen Sie Ihren Personalbestand auch nach Altersklassen analysieren.

Die quantitative und qualitative Personalplanung und die Maßnahmen zur Personalentwicklung basieren auf personalwirtschaftlichen Zielen, sie gehen auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter ein und beachten die internen und externen Rahmenbedingungen. Mithilfe von Excel-Vorlagen stellen Sie die Ziele, Bedürfnisse und Anforderungen sowie externe Einflüsse zusammen.

Der Personalbedarf leitet sich ab aus allen Aufgaben und Sonderaufgaben in Ihrem Verantwortungsbereich, aus ihrer Menge und der notwendigen Bearbeitungszeit. Ermitteln Sie mit der Vorlage Personalbedarf für Arbeitsvorgänge berechnen die notwendige Personalkapazität und erkennen Sie mit der Vorlage Stellenbestand und Personalbedarf abgleichen den Handlungsbedarf. Beachten Sie dabei auch die notwendigen Qualifikationen und Mitarbeiterkompetenzen.

Behalten Sie den Personalaufwand und die Personalkosten im Blick. Als Führungskraft tragen Sie dafür die Verantwortung. Mit der Vorlage Personalaufwand nach Gehaltsklassen analysieren ermitteln Sie die Personalkosten. Zusätzlichen Prämienlohn können Sie nach dem Modell von Hayes oder Rowan und den jeweiligen Excel-Vorlagen berechnen.

Aus den gesamten direkten und indirekten Personalkosten berechnen Sie den Personalstundensatz. Das ist die Grundlage, mit der Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens oder extern verrechnen und damit Ihre Personalkosten decken. Nutzen Sie zur Berechnung die Vorlage Stundenverrechnungssatz aus Personalaufwand ermitteln.