Bausteine für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001

In diesem Handbuch-Kapitel finden Sie ausgewählte Methoden und Werkzeuge für das Qualitätsmanagement. Nach DIN EN ISO 9001 müssen Sie die jeweils beschriebenen Maßnahmen durchführen; hier wird erklärt, wie das geht und worauf Sie achten müssen. Insbesondere erhalten Sie Vorlagen, um die Methoden in der Praxis anzuwenden und im Rahmen der ISO 9001 einzusetzen.

Management-Review und Managementbewertung

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie ein Management-Review und eine Managementbewertung durchführen, die nach ISO 9001, Abschnitt 9.3 gefordert ist. Dafür wurde ein Regieplan entwickelt, mit dem Sie einen Workshop zur Durchführung eines Management-Reviews planen können. Für die Vorbereitung aller notwendigen Dokumente, die dann Grundlage der Prüfung und Managementbewertung sind, nutzen Sie die Checkliste Unterlagen und Dokumente für das Management-Review.

Außerdem finden Sie eine Reihe von Excel-Vorlagen, die bei der Bewertung der einzelnen Aspekte des Qualitätsmanagements und der Anforderungen der Norm helfen. Sie finden zum Beispiel Vorlagen für die Produktbewertung, Prozessbewertung, Bewertung des Leitbilds und der Qualitätspolitik. Mithilfe einer Vorlage können Sie die Managementbewertung - Gliederung erstellen und die Ergebnisse dokumentieren.

Lieferantenbewertung, Lieferantenauswahl, Qualitätssicherungsvereinbarung

In Abschnitt 8.4 der ISO 9001 wird die Zusammenarbeit mit Lieferanten und anderen externen Partnern geregelt. Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen Sie sicherstellen, dass der Lieferant die Qualitätsanforderungen an Produkte, Dienstleistungen und Prozesse in ähnlicher Weise erfüllt und ein eigenes Qualitätsmanagementsystem praktiziert. Das können Sie in einer Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) mit Ihren Lieferanten beschreiben und verbindlich vereinbaren.

In diesem Kapitel finden Sie Vorlagen, mit deren Hilfe Sie Lieferanten bewerten und auswählen können. Nutzen Sie die Vorlage Anforderungskatalog zur Beschaffung und Lieferantenauswahl, um passende Lieferanten und externe Partner zu finden. Bewerten Sie die Qualitätsleistungen und Konformität mithilfe zahlreicher Excel-Vorlagen, wie zum Beispiel: Qualitätsindex und Leistungskennzahl Lieferant.

Um gemeinsam eine Qualitätssicherungsvereinbarung zu entwickeln, können Sie die Aspekte aufgreifen und klären, die in der Vorlage Inhalte und Kriterien für eine Qualitätssicherungsvereinbarung genannt sind. Dort wird unter anderem festgehalten, was der Lieferant bei Fehlern und Mängel zu tun hat. Das kann er in der Excel-Vorlage 8D-Report dokumentieren.

Prozesslandkarten

Prozessorientierung ist ein Grundsatz des Qualitätsmanagements nach ISO 9001. An mehreren Stellen wird in der Norm darauf hingewiesen und gefordert, dass Unternehmen Prozesse bestimmen, planen, gestalten und überwachen müssen. Das setzt voraus, dass Sie Ihre Prozesse kennen, beschreiben und dokumentieren. Prozesslandkarten sind hilfreich, um einen Überblick über die Vielzahl der Prozesse zu erhalten. In diesem Baustein wird erklärt, wie Sie Prozesslandkarten erstellen.

Dazu müssen Sie die qualitätsrelevanten Prozesse identifizieren. In der Vorlage Übersicht relevante Prozesse für das Qualitätsmanagement finden Sie die Prozesse benannt, die nach ISO 9001 in jedem Fall wichtig sind. Für die Prozesslandkarte und die Prozessbeschreibung dienen Ablauf-Diagramme oder Swimlanes als grafische Darstellung. Mit der PowerPoint-Vorlage Ebenen der Prozessbeschreibung in Unternehmen können Sie Ihre Prozesse auf unterschiedlichen Ebenen, vom Unternehmen bis zur einzelnen Stelle und Tätigkeit, darstellen und beschreiben. Alle Parameter und Prozessmerkmale, die laut ISO 9001 angegeben werden müssen, halten Sie in der Vorlage Prozess-Stammblatt fest.

Turtle-Methode

Mit der Turtle-Methode können Sie Prozesse einfach und übersichtlich auf einer Seite beschreiben. Dazu werden die wichtigsten Prozessmerkmale in einem Turtle-Diagramm zusammengefasst und benannt. Die Übersicht hilft dabei, Risiken und Schwachstellen zu erkennen, und sie ist Grundlage für das Qualitätsaudit.

In diesem Abschnitt finden Sie Vorlagen im Format Excel, PowerPoint und Word, um Turtle-Diagramme zu erstellen. Damit zeigen Sie wichtige Prozessmerkmale auf einer Seite übersichtlich auf. Mit dem Informationsblatt zur Turtle-Methode fassen Sie die einzelnen Punkte zu den W-Fragen in einer Tabelle zusammen. Diese können Sie dann für die Risikoanalyse und Schwachstellenanalyse auswerten und Maßnahmen zur Prozesssicherung planen. Diese Übersichten und Maßnahmenplanung sind wichtig für das Qualitätsaudit.

A3-Report

A3-Reports dienen der Dokumentation von Problemen und Fehlern sowie der Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung, Problemlösung und Fehlerbeseitigung. Dabei wird der Erfolg anhand von Zielen und Kennzahlen überprüft. Mit dem A3-Report stellen Sie alle dafür notwendigen Informationen auf einer Seite zusammen. Das hilft bei der Zusammenarbeit und kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Team. Mit der Vorlage A3-Report haben Sie drei Varianten für diese Methode, die Sie leicht an Ihre Anforderungen anpassen können.

Aufbau einer Verfahrensanweisung

Verfahrensanweisungen sind Dokumente, die im Rahmen des Qualitätsmanagements erstellt werden, um Prozesse zu beschreiben und zu dokumentieren. Sie erfahren, wie diese Dokumente aufgebaut sind und welche Inhalte sie haben sollten. In diesem Abschnitt finden Sie ein Formular für eine Verfahrensanweisung nach ISO 9001.

Qualitätsaudit durchführen

Viele Unternehmen führen das Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 ein, um sich in einem Qualitätsaudit zertifizieren zu lassen. In diesem Handbuch-Kapitel erfahren Sie, welche Formen des Qualitätsaudits es gibt und welche Aufgaben damit verbunden sind. Im ersten Schritt müssen Sie sich für das Audit vorbereiten.

Mit der Vorlage Selbsteinschätzung zum internen Qualitätsaudit prüfen Sie, ob und inwiefern Sie die Anforderungen der Qualitätsnorm erfüllen. Das interne Qualitätsaudit und das externe Zertifizierungsaudit können Sie mit der Vorlage Aufgaben für das Qualitätsaudit planen. Nachdem Sie durch einen externen Auditor geprüft und bewertet wurden, können Sie mit den Vorlagen Interner Auditbericht und Nichtkonformitäten beim Qualitätsaudit dafür sorgen, dass die notwendigen Maßnahmen in den einzelnen Unternehmensbereichen umgesetzt werden.