Brown-Paper-Methode für Prozessmanagement

Die Brown-Paper-Methode ist die „handschriftliche Variante“, um Prozesse im Unternehmen zu visualisieren. Dazu nutzen Sie eine lange Rolle Packpapier (die ist meistens braun) und heften diese an die Wand.

Dann wird der Ist-Prozess, wie er wirklich ist, mit den Prozessbeteiligten in einem gemeinsamen Workshop so besprochen, dass der Ablauf Schritt für Schritt an der Wand visualisiert wird.

Auf der Rolle haben Sie viel Platz, den Sie vermutlich brauchen. Was Sie außerdem für den Brown-Paper-Workshop brauchen, finden Sie in der Checkliste Material und Hilfsmittel für die Brown-Paper-Methode.

Die einzelnen Prozessschritte werden im Workshop auf Karten oder Klebezettel geschrieben und so angeordnet, wie es dem Ablauf entspricht. Dazwischen werden Pfeile gemalt, die die Logik und den zeitlichen Verlauf zeigen.

Oft gibt es Verzweigungen, Hilfsmittel oder Schnittstellen. Mit anderen Karten oder Farben können solche weiteren Informationen ergänzt werden. Zum Beispiel: Wer macht das? Welche Informationen sind notwendig? Welche Werkzeuge? Welche Probleme gibt es? Schwachstellen werden mit Blitz markiert. In den Vorlagen für Symbole für die Prozessdarstellung finden Sie Anregungen zu Visualisierung.

Das umfassende Prozessbild entsteht in der gemeinsamen Workshop-Diskussion. Damit alles Wichtige genannt wird, müssen Sie mit gezielten Fragen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer immer wieder anregen, die relevanten Punkte einzubringen. Dabei hilft die Vorlage Fragen für die Prozessanalyse beim Brown-Paper-Workshop. Wichtig ist, dass am Ende alle sagen: „Ja, genau so läuft der Prozess tatsächlich ab!“

Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten werden im Prozessbild markiert. Anschließend werden Folgen und Ursachen sowie Lösungsmöglichkeiten besprochen.

Für diese Prozessanalyse nutzen Sie zum Beispiel das Ishikawa-Diagramm oder die 5-Why-Methode. Am Ende entsteht dann eine To-Do-Liste für die Prozessbeteiligten sowie ein Maßnahmenplan für die Prozessverbesserungen.