Prioritäten setzen

Im Beruf und im Unternehmen müssen ständig Prioritäten gesetzt werden. Mal geht es nur darum, das tägliche Aufgabenpensum in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten, mal müssen Projekte oder Businesspläne geprüft und priorisiert werden. Denn mit knappen Ressourcen kann nur eine beschränkte Zahl von Möglichkeiten tatsächlich realisiert werden. Was dann jeweils bevorzugt wird und eine hohe Priorität erhält, hängt bei der Aufgabenplanung wie bei der Projektorganisation davon ab, was für die Zielerreichung am meisten bringt.

Je nachdem, ob es um Aufgabenplanung, Multiprojektmanagement, Geschäftsplanung, Personalauswahl oder Beschaffungen geht, gibt es unterschiedliche Methoden, um eine Prioritätenliste zu erstellen und die Priorität richtig zu setzen. In diesem Dokumentenpaket werden einige Methoden und Vorgehensweisen erläutert. Sie können beispielsweise mit der Nutzwertanalyse umfangreiche Projekte, komplexe Geschäftsmodelle oder hohe Investitionen bewerten und die Prioritäten aus den Nutzwerten ableiten.

Wenn entschieden werden soll, welche Lösung wichtiger ist als die andere, dann kann dieses Entscheidungsproblem dadurch vereinfacht werden, dass immer zwei Alternativen miteinander verglichen werden. Mit der Excel-Vorlage für den Paarweisen Vergleich, können Sie diese Abwägung vornehmen; die Vorlage berechnet aus Ihren Präferenzen dann die Priorität der jeweiligen Lösung.

Manche Entscheidungen und Prioritäten werden gemeinsam im Team festgelegt. In einem Meeting bringen alle Ihre Meinung, Interessen und Ziele ein und stimmen dann darüber ab, welche Handlungsmöglichkeit sie persönlich bevorzugen würden. Diesen Prozess der Prioritätensetzung in einem Meeting können Sie mit der Vorlage Vorgehensweise bei der Punktbewertung mit Klebepunkten im Meeting vorbereiten und moderieren.

Schließlich finden Sie in diesem Dokumentenpaket Methoden und Werkzeuge, um die täglichen Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste zu priorisieren und zu klären, was Sie heute auf jeden Fall erledigen sollten und was Sie verschieben können. Entscheidend dabei ist, für sich zu klären, was wirklich wichtig ist. Sie sollten nicht das Drängelnde vorziehen.

Das Eisenhower-Portfolio macht diese wichtige Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit bewusst und sichtbar. Daraus leiten Sie dann Ihre To-do und Prioritätenliste für die Feinplanung der Aufgaben ab.