Kurzfristige Personalbedarfsplanung

In dieser Excel-Vorlage ermitteln Sie, ob Sie mit dem bestehenden Personal alle anstehenden Aufgaben und Projekte bewältigen; oder ob es einen Personalengpass gibt und Sie zusätzliches Personal benötigen. Diese Planung und Berechnung kann tagesgenau oder für eine Woche erfolgen.

Dazu tragen Sie die zunächst die verfügbare Personalkapazität (in Stunden) pro Tag oder pro Woche ein. Bei dieser kurzfristigen Planung geben Sie die Stundenkapazität ein, die tatsächlich zur Verfügung steht. Feiertage, Urlaubstage und bekannte Krankheitstage berücksichtigen Sie entsprechend.

Dann tragen Sie für bis zu fünf Aufgaben oder Projekte ein, welche Personalkapazität in Stunden diese jeweils pro Tag oder pro Woche brauchen. In der Tabelle wird berechnet, an welchen Tagen (Wochen) der Bedarf größer ist als die verfügbare Personalkapazität. Das erkennen Sie zudem direkt in den Säulen-Diagrammen, wenn die Säule über die rote Linie der Personalkapazität hinausragt.

Anschließend können Sie umplanen: Sie verteilen den Personalbedarf so, dass Projekte am Stück bearbeitet werden. Oder Sie erhöhen die Personalkapazität durch geeignete Maßnahmen. Mit einer passenden Planung erhöhen Sie den Effizienzfaktor Ihres Personals, weil häufige Arbeitswechsel vermieden werden. Um das Ergebnis zu sehen und mit der ursprünglichen Planung zu vergleichen, werden diese in drei Szenarien untereinander dargestellt.