Prozessbudget, Plan- und Ist-Kosten-Vergleich für Prozessschritte (Beispiel)

Für die Analyse der Prozesskosten können Sie mit dieser Vorlage folgendermaßen vorgehen:

1. Beschreiben Sie den Prozess und die Prozessschritte.
2. Benennen Sie die Ressourcen, die im Prozess genutzt werden und die hohe Kosten verursachen können.
3. Legen Sie die Objekte und Ereignisse fest, für die Sie die Kosten ermitteln und analysieren wollen – als Datengrundlage für die Analyse. Halten Sie damit auch den Zeitraum fest, für den Sie die Prozesskosten betrachten (pro Monat, Quartal oder Jahr).
4. Definieren Sie das Prozessbudget. Es soll die Kostengrenze markieren, die bei einem üblichen Prozessdurchlauf eingehalten werden muss.
5. Legen Sie dann für jeden einzelnen Prozessschritt fest, wie hoch der Aufwand und die Nutzung der Ressourcen für die betrachteten Ereignisse sein dürfen; das sind die Plan-Kosten. Messen Sie nach der Durchführung, wie hoch der Aufwand tatsächlich war; das sind die Ist-Kosten.
6. Ermitteln Sie zudem die Gemeinkosten und verteilen Sie diese für den Gesamtprozess auf die einzelnen Ereignisse.
7. Führen Sie dann eine Prozesskostenanalyse durch. Ermitteln Sie die Abweichungen von Ist-Kosten zu Plan-Kosten und zum Prozessbudget. Identifizieren Sie die Prozessschritte, die mehr Ressourcen verzehren als geplant.

Die Vorlage enthält Beispieldaten als Muster für eine Prozesskostenanalyse. In einem Tabellenblatt finden Sie eine ausführliche Erklärung zur Anwendung der Vorlage mit den Beispieldaten.