Probleme im Prozess lösen

Problemlösung und Problemanalyse für Prozesse

Viele Probleme im Prozessablauf erkennt man schnell an ihren Auswirkungen. Schwierig ist es, die Ursachen eines Problems einzugrenzen, um dann die passende Problemlösung zu finden. Hilfreich ist es, das Problem und die Situation so genau wie möglich zu beschreiben und dann alle denkbaren Ursachen zu überprüfen.

Hilfreich sind eine systematische Vorgehensweise und die entscheidenden Fragen zur Situationsbeschreibung und Ursachenanalyse. In der Vorlage zur Situationsanalyse finden Sie die wichtigen W-Fragen und die besondere Art und Weise, wie Sie das Problem in Ihrem Prozess eingrenzen.

Auf dieser Grundlage stellen Sie alle denkbaren Ursachen in der Vorlage Problemanalyse und Suche nach Ursachen zusammen und grenzen diese Liste ein, indem Sie diese der Reihe nach überprüfen. So landen Sie bei den wahrscheinlichen Ursachen, für die Sie dann Lösungen entwickeln.

Die möglichen Problemlösungen werden dann im Hinblick auf mögliche Risiken und Chancen überprüft und umgesetzt. Für diese Abwägung negativer und positiver Folgen finden Sie ebenfalls passende Vorlagen in diesem Dokumentenpaket.

Die gesamte Vorgehensweise entspricht den Schritten, wie sie auch im 8D-Reporting beschrieben sind.

Eskalationsmanagement

Eskalationen sind Abweichungen im Prozessverlauf, sobald bestimmte Ereignisse eintreten. Notwendige Entscheidungen müssen dann auf anderen Hierarchieebenen getroffen werden. Beim Eskalationsmanagement helfen Ihnen passende Vorlagen wie die Eskalationsmatrix.

Außerdem erfahren Sie, wie Eskalationsprozesse beschrieben werden. Dazu nutzen Sie Vorlagen, welche die visuelle Darstellung von Prozessen erleichtern – darunter eine Excel-Vorlage für Swimlane-Diagramme und Muster-Diagramme, die Sie ganz einfach bearbeiten und an Ihre Prozesse anpassen können.