Projektqualität sicherstellenQualitätsplanung und Qualitätssicherungsplan für das Projekt

Worum geht es beim Qualitätsmanagement im Projekt?

Mit dem Qualitätsmanagement im Projekt (Project Quality Management) soll sichergestellt werden, dass das Projekt die Ergebnisse liefert, für die es durchgeführt wird. Die fachlichen und inhaltlichen Ziele, die mit der Projektvorbereitung und Projektfreigabe festgelegt wurden, sollen erreicht werden.

Dabei werden zwei Aspekte der Projektqualität betrachtet:

• Qualität der Ergebnisse: Erfüllen die Ergebnisse die geforderten Anforderungen und haben sie die erwarteten Merkmale?
• Sachfortschritt: Welche Ergebnisse, die das Projekt liefern soll, liegen bereits vor? Geht es im Projekt planmäßig voran?

Wenn es um die Qualität der Projektergebnisse geht, wird oft auch von der Produktqualität im Projekt gesprochen.

Das Qualitätsmanagement im Projekt muss sicherstellen, dass diese Aspekte beachtet und erfüllt werden. Das betrifft alle Phasen des Projektverlaufs: die Projektplanung, die Projektbearbeitung und den Projektabschluss. Entsprechend gehören zum Qualitätsmanagement und den Qualitätssicherungsmaßnahmen im Projekt:

• Qualitätsplanung
• Qualitätslenkung
• Qualitätsprüfung
• Qualitätssicherung

Was gehört zur Qualitätsplanung im Projekt?

Im Rahmen der Projektplanung erstellen Sie einen Qualitätsplan. Sie legen dabei zunächst fest, was mit „Qualität der Ergebnisse“ gemeint ist. Also: Woran lässt sich erkennen, dass die geforderte Qualität erreicht ist? Die Antwort darauf geben der Auftraggeber, die Kunden oder andere wichtige Stakeholder des Projekts. Sie bestimmen das geforderte Maß der Qualität.

Deshalb bestimmen Sie für die Qualitätsplanung, welche Akteure zu beachten und welche Rollen mit den jeweiligen Aufgaben des Qualitätsmanagements im Projekt betraut sind.

Dann werden mit diesen Akteuren möglichst genaue Qualitätsmerkmale definiert, die durch das Projekt zu erreichen und zu erfüllen sind. Im besten Fall sind das Merkmale, die sich im Projektverlauf messen lassen. Spätestens zum Projektabschluss müssen die Qualitätsmerkmale überprüft und als „erfüllt“ vom Auftraggeber des Projekts abgenommen werden.

Die Qualitätsmerkmale können für das Projekt insgesamt gelten oder für einzelne Arbeitspakete, die ein entsprechendes Teilergebnis abliefern sollen. Deshalb entsteht eine zwei- oder mehrstufige Hierarchie von Qualitätsmerkmalen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Sie legen zunächst fest, was das insgesamt im Projekt zu erstellende Produkt oder das zu liefernde Ergebnis leisten soll. Das sind die Qualitätsmerkmale für das Gesamtprojekt (1. Stufe).
2. Dann legen Sie fest, welche Teilprodukte, Teilergebnisse dafür im Projektverlauf erstellt werden müssen. Für sie werden ebenfalls Qualitätsmerkmale festgelegt (2. und weitere Stufen).
3. Im Rahmen der Projektplanung werden daraus Teilprojekte, Arbeitspakete und Projektaufgaben abgeleitet.
4. Daraus muss sich ergeben, wann die einzelnen Teilprodukte und Teilergebnisse vorliegen und geprüft sein müssen, damit das Gesamtergebnis im Projekt rechtzeitig fertig ist.

Beispiele für Qualitätsmerkmale im Projektmanagement

Welche Qualitätsmerkmale für das Projekt gelten, hängt immer vom Projektgegenstand fest. Sie müssen mit jedem Projekt genau und spezifisch formuliert sein. Sie können sich beziehen auf:

• Zuverlässigkeit
• Genauigkeit
• Anwendungstauglichkeit
• Konformität (mit Normen, Lastenheft, Produkthaftung)
• Anwendungsfreundlichkeit
• Anwendungstüchtigkeit
• Übertragbarkeit
• Wirtschaftlichkeit
• Flexibilität (Anpassungen, Änderungen)
• Sicherheit
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Neuartigkeit (Innovation und Differenzierung)

Mögliche Qualitätsmerkmale sind dann:

• Abmessungen eines Produkts
• Anzahl der realisierten Produktfunktionen
• Zufriedenheit der Kunden mit dem (vorläufigen) Projektergebnis
• Zufriedenheit der Anwender mit dem (vorläufigen) Projektergebnis
• Anzahl der installierten Hardwarekomponenten oder Softwaremodule
• Verkürzung der Prozessdauer
• Anzahl der erreichten Qualifizierungsabschlüsse

Wie wird die Projektqualität bewertet?

Mit der Projektplanung wird für die Qualitätsmerkmale ein Sollwert vorgegeben. Für manche Merkmale ist das der Wert „erfüllt“ – im Gegensatz zu „nicht erfüllt“. Andere Merkmale lassen sich zählen oder messen. Dann kann zum Beispiel der Sollwert für die Zahl der installierten Hardwarekomponenten lauten:

100 Arbeitsplätze sind mit Laptop und Internet-Anschluss ausgerüstet und können benutzt werden.

Nur wenn der Sollwert erreicht ist, kann das Arbeitspaket oder (zum Abschluss) das Projekt abgenommen werden. Das Qualitätsmerkmal sollte deshalb auch als Abnahmekriterium geeignet sein. Im agilen Projektmanagement spricht man von der Definition of Done.

Was beinhaltet der Qualitätssicherungsplan für das Projekt?

Während der Projektvorbereitung, Projektplanung und Qualitätsplanung entsteht der Qualitätssicherungsplan. Darin ist beschrieben, welche Maßnahmen im Projektverlauf durchgeführt werden, um die Qualität zu überwachen, zu prüfen und sicherzustellen. Er enthält:

• Qualitätsmerkmale, die mit der Qualitätsplanung festgelegt wurden, und ihre Sollwerte
• Art der Überwachung und Prüfung der Qualitätsmerkmale im Projektverlauf (Zeitpunkte, Methoden)
• Personen, die für die Überwachung und Prüfung verantwortlich sind (Kunde, Lenkungskreis, Projektmitglieder, externe Auditoren)
• Maßnahmen bei Abweichungen von der erwarteten Qualität

Methoden zur Überwachung der Projektqualität sind:

• Projektmeeting oder Daily Scrums: Besprechungen im Projektteam mit Diskussion und Klärung der erledigten und der offenen und kritischen Aufgaben; dabei können externe Expertinnen oder Experten hinzugezogen werden.
• Walkthrough: Test der (bereits erzielten oder erstellten) Projektergebnisse anhand von vorgegebenen Testkriterien durch Projektmitarbeitende und Projektleitung; im Einzelfall auch durch Kunden oder Mitglieder des Lenkungskreises.
• Inspektion: Überprüfen der Projektergebnisse durch externe Prüfung (vergleichbar der internen Revision).
• Meilensteine oder Reviews: Präsentation der (bereits erzielten oder erstellten) Projektergebnisse gegenüber Kunden oder Lenkungskreis, die das Ergebnis abnehmen oder Nachbesserung fordern.

Welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung im Projekt gibt es?

Zeigt sich bei der Überwachung, dass Projektziele oder Ergebnisse und die Sollwerte nicht erreicht werden, ist eine Projektkorrektur notwendig. Die Projektleitung muss Maßnahmen entwickeln, mit denen die Ziele – spätestens zum Projektende – erreicht werden.

Im Qualitätssicherungsplan können mögliche Maßnahmen benannt sein. Zum Beispiel:

• Änderung der Zuordnung von Aufgaben
• Möglichkeit der Nachbearbeitung
• Anpassung des Zeit- und Kostenplans
• Eskalation und Durchführung einer Inspektion oder eines Projektaudits
• Anpassung der Projektziele (mit dem Auftraggeber)
• Projektabbruch mit Angabe von Abbruchkriterien

Beachten Sie, dass sich im Verlauf des Projekts die Ziele und die Anforderungen an das Projekt und seine Ergebnisse ändern können. Es entstehen neue oder zusätzliche Anforderungen, Sollwerte werden verändert oder Anforderungen werden reduziert. Dann müssen

• der Qualitätssicherungsplan angepasst werden und
• Maßnahmen geplant werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen (Change-Request-Maßnahmen).

Beispiel: Aufgrund von organisatorischen Veränderungen im Projektumfeld soll die technische Ausstattung von Arbeitsplätzen angepasst werden. Das neue Qualitätskriterium lautet:

50 Arbeitsplätze sind mit Laptop und Internet-Anschluss ausgerüstet und können benutzt werden. 50 weitere Laptops werden betriebsbereit den Mitarbeitenden für die Arbeit im Homeoffice zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf werden die Mitarbeitenden bei der Installation im Homeoffice unterstützt.

Was steht im Qualitätsmanagementplan für Projekte?

Sie können für das projektübergreifende Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen einen Qualitätsmanagementplan (QM-Plan) erstellen. Darin halten Sie fest, was in allen Projekten im Hinblick auf die Projektqualität zu beachten ist.

Inhalte des Qualitätsmanagementplans

Was Sie in Ihrem Qualitätsmanagementplan in welcher Form beschreiben, bleibt Ihnen überlassen. Es sollte zweckmäßig sein und allen (zukünftigen) Projektmitarbeitenden und Projektleitungen erklären, was in Bezug auf die Projektqualität zu beachten ist.

Entsprechend können diese Inhalte im Qualitätsmanagementplan beschrieben sein:

Allgemeine Angaben

• Personen, die den QM-Plan erstellt haben
• Datum der Erstellung
• Versionsnummer
• Kontaktdaten
• Prüfung und Freigabe des QM-Plans

Ziel und Zweck

• Definition der Ziele (Minimierung von Fehlern, Einhaltung von Standards, Sicherstellung der Zufriedenheit der Stakeholder)
• Bezug zu übergeordneten Projektzielen

Definition des Anwendungsbereichs

• Für welche Projekte gilt der QM-Plan?
• Wie soll der QM-Plan angewendet werden?
• Wie fügt sich der QM-Plan in das Projektmanagement-Handbuch und Projektstandards ein?
• Wofür gilt der QM-Plan nicht?

Generelle Qualitätsmanagement-Strategie

Beschreibung des allgemeinen Qualitätsmanagements im Unternehmen mit:

• Leitlinien
• Modellen (zum Beispiel V-Modell)
• Konzepten
• Normen (zum Beispiel DIN EN ISO 9001)
• Standards gelten für das Qualitätsmanagement

Organisation, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Rollen

• Welche Stellen oder Rollen gibt es im Projektmanagement?
• Welche Aufgaben des Qualitätsmanagements übernehmen sie?
• Wer hat welche Befugnisse (zum Beispiel Abnahme von Projektergebnissen)?
• Wer trägt wofür Verantwortung?
• Wann kann es zu Eskalationen kommen?

Methoden und Werkzeuge

Welche Methoden und Werkzeuge können oder sollen im Rahmen des Qualitätsmanagements für Projekte eingesetzt werden für:

• Qualitätsplanung
• Qualitätsüberwachung
• Qualitätslenkung
• Qualitätsprüfung

Erläuterungen von Maßnahmen und Methoden zur Sicherung und Überprüfung der Qualität. Zum Beispiel Funktionstests, Belastungstests, Akzeptanztests, Audits, Reviews; Methoden wie FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse), FTA (Fehlerbaum-Analyse), Ursachenanalyse und regelmäßige Überprüfungssitzungen.

Dokumente

• Welche Projektdokumente müssen für das Qualitätsmanagement herangezogen werden?
• Wo sind diese abgelegt?
• Welche Funktion und Bedeutung haben sie für das Qualitätsmanagement im Projekten?

Dokumentation

• Welche Berichte und Dokumente sollen im Rahmen des Qualitätsmanagements erstellt werden?
• Von wem?
• Wann?
• Wofür?

Änderungen und Verbesserungen

• Wie werden Änderungsanträge behandelt?
• Wann und wie wird darüber entschieden?

Erfolgsfaktoren und Projektrisiken

• Welche kritischen Erfolgsfaktoren müssen für die Projektqualität gewährleistet sein?
• Welche Risiken können auftauchen?
• Wie werden Projektrisiken mit Blick auf die Qualitätsanforderungen behandelt?

Abnahme

• maßgebliche Abnahmekriterien für Projekte
• notwendige Aufgaben zur Projektabnahme
• verantwortliche und befugte Personen

Das V-Modell und der Qualitätsmanagementplan

Das V-Modell wurde für Softwareentwicklungsprojekte entwickelt, kann aber auch auf andere Projekttypen übertragen werden. In diesem Modell sind die Schritte und Aufgaben der Qualitätsprüfung explizit als Teil eines Projekts aufgeführt (siehe folgende Abbildung).

Die Darstellung zeigt, dass jeder Schritt der Projektplanung und des Produktentwurfs sein Pendant der Qualitätsprüfung hat. Die einzelnen Teilprodukte und Zwischenlösungen werden getestet und mit den Planvorgaben verglichen. Stimmen sie überein, sind sie validiert.

Das V-Modell kann entsprechend im Qualitätsplan als Vorgabe zur Vorgehensweise beschrieben sein.