Projektqualität sicherstellenQualitätsprüfung und Fortschrittskontrolle im Projektverlauf

Was leistet das Qualitätsmanagement während der Projektdurchführung?

Während des Projektverlaufs müssen die Qualität der Zwischenergebnisse sichergestellt und der Sachfortschritt überwacht werden. Das ist die Aufgabe des Projektcontrollings und der Projektsteuerung durch die Projektleitung.

Sie überwacht nicht nur, ob Projekttermine eingehalten und Projektbudgets nicht überschritten werden. Sie prüft auch laufend, welche Zwischenergebnisse bereits erreicht sind und ob das Endergebnis in der geforderten Qualität (noch) erreicht werden kann.

Gibt es Abweichungen von den Qualitätsanforderungen oder Risiken für das Erreichen der Projektergebnisse und Projektziele, muss die Projektleitung den Projektverlauf entsprechend steuern. Sie sorgt dafür, dass Anpassungen im Projekt erfolgen und Maßnahmen umgesetzt werden, um die geforderte Qualität zu erreichen. So erfolgt die Qualitätssicherung.

Welche Aufgaben haben Projektmitarbeitende zur Qualitätssicherung?

Jedes Projektmitglied trägt zur Qualitätssicherung im Projekt bei, weil jede Projektaufgabe Komponenten des Qualitätsmanagements beinhaltet. Insofern ist die Qualitätsüberwachung im Projektverlauf ständiger Begleiter.

Wenn Sie als Projektmitglied dafür verantwortlich sind, dass ein bestimmtes Projektergebnis oder ein Zwischenprodukt erstellt wird, nutzen Sie den Qualitätssicherungsplan. Sie erkennen daraus, welche Qualitätsmerkmale Ihr Teilergebnis haben soll und woran dies gemessen wird (Qualitätskriterien mit Sollvorgaben).

Dann arbeiten Sie am besten nach dem PDCA-Modell:

1. Plan: Planen Sie für Ihr Arbeitspaket und Ihre Aufgabe: Welches Ergebnis soll erreicht werden und welche Qualitätsmerkmale muss es haben, damit es abgenommen werden kann?
2. Do: Machen Sie sich an die Arbeit und erstellen Sie das Ergebnis im Rahmen Ihres Arbeitspakets und Ihrer Projektaufgaben.
3. Check: Prüfen Sie das Ergebnis. Besprechen Sie es mit Projektmitgliedern, der Projektleitung, Anwendern und Kunden und halten Sie Fehler und notwendige Verbesserungen fest.
4. Act: Verbessern Sie das Arbeitsergebnis – wenn nötig –, bis das erwartete Ergebnis vorliegt und abgenommen werden kann. Halten Sie sich dabei an die Definition of Done.

Wie erfolgen Qualitätsüberwachung und Qualitätsprüfung im Projekt?

Aufgabe der Projektleitung ist es, regelmäßig die Projektergebnisse zu überprüfen. Was sie dazu unternimmt, ist im Projektplan und im Qualitätssicherungsplan vorab festgelegt. Im Projektverlauf kann sie in großen Projekten von einem Projektbeauftragten für das Qualitätsmanagement unterstützt werden.

Außerdem werden im Projektplan Meilensteine definiert, zu denen ebenfalls die Teilergebnisse und Teilprodukte überprüft werden. Beteiligt sind dabei:

• die für die Teilergebnisse verantwortlichen Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter
• die Projektleitung
• der oder die Qualitätsbeauftragte
• Projektauftraggeber, Product Owner oder Kunde
• Lenkungskreis (sofern vorhanden)

Sie alle bewerten gemeinsam, ob die Qualitätskriterien für das vorgestellte Teilergebnis erfüllt sind. Nur wenn dies der Fall ist, wird das Ergebnis abgenommen – und damit dieser Projektteil erfolgreich abgeschlossen.

Haben die prüfenden Personen und der Auftraggeber den Eindruck, dass die Projektergebnisse und die geforderte Qualität mit dem verfügbaren Zeit- und Budgetrahmen nicht erreichbar sind, kann ein Projektabbruch erfolgen.

Methoden der Qualitätsprüfung im Projekt

Je nachdem, um welche Art von Projektergebnis und Projektqualität es geht, müssen andere Prüfverfahren eingesetzt werden.

Testverfahren im Projektmanagement

Werden in einem Projekt Produkte oder Software entwickelt oder installiert, werden zur Prüfung Testverfahren eingesetzt. Wie das Testverfahren im Einzelnen abläuft, wird im Rahmen der Entwicklung genau festgelegt.

Im Testverfahren werden dann beispielsweise:

• Produkteigenschaften im Labor getestet
• Funktionalität überprüft
• Software-Performance gemessen
• Bedienbarkeit bei einem Crowdtest überprüft (viele Anwender testen die Beta-Version)
• Produktmerkmale mit rechtlichen Vorgaben, Normen oder Anforderungen aus dem Lastenheft und Pflichtenheft abgeglichen

Die Tests müssen belegen, dass die gewünschten Eigenschaften vorliegen, dass das Produkt sicher und zuverlässig ist und dass es allen gesetzlichen Anforderungen genügt. Damit wird die Konformität festgestellt.

Befragungen durchführen

Geht es im Projekt um organisatorische Maßnahmen im Rahmen des Change-Managements, der Personalentwicklung, der Organisationsentwicklung oder des Gesundheitsmanagements, dann können die betroffenen Personen befragt werden. Sie bewerten, ob das Projektziel erfüllt ist und das erwartete Ergebnis vorliegt.

Die Befragungen zielen dabei meist auf die Akzeptanz von Anwendern oder auf die Zufriedenheit mit der eigenen Arbeitssituation; zum Beispiel nach Einführung neuer Technik, anderer Arbeitsmethoden oder nach der Durchführung von Schulungen.

Mögliche Befragungsmethoden sind:

• Mit den Betroffenen, Anwendern und Vorgesetzten werden Interviews geführt.
• Es wird eine Mitarbeiterbefragung mit einem Fragebogen durchgeführt.
• Es gibt ein Meeting mit den Betroffenen und Anwendern oder mit Vertretern aus diesem Personenkreis.

Das Ergebnis der Befragung sollte eine Bewertung der Projektergebnisse durch die befragten Personen sein; zum Beispiel mit einer Note. Zudem können bei der Befragung die Aspekte ermittelt werden, die noch verbessert, nachgebessert oder nachgeliefert werden müssen. Das sind die zum Projektabschluss noch offenen Punkte.

Prozesskennzahlen messen

Die Ergebnisse von Projekten zur Verbesserung der Prozessabläufe oder der Prozessqualität können anhand von Leistungskennzahlen überprüft werden. Dazu werden im Projektverlauf oder nach Abschluss des Projekts Kennzahlen gemessen wie:

• Durchlaufzeit
• Maschinen- oder Prozessfähigkeit
• Fehlerhäufigkeit
• Nacharbeit
• hergestellte Stückzahlen (Produktivität)
• Nutzungsgrad der Projektergebnisse durch Anwender

Die Ergebnisse der Messung werden mit den Zielen und ihren Sollwerten verglichen, die zum Projektstart erwartet und festgelegt wurden. Aus dem Soll-Ist-Vergleich ergibt sich ein Maß zur Projektqualität.

Kennzahlen zur Wirtschaftlichkeit und anderen Unternehmenszielen ermitteln

Letztlich sollen alle Projekte dazu beitragen, dass übergeordnete Unternehmensziele erreicht werden. Einige Projekte sollen unmittelbar dazu beitragen, den Umsatz zu erhöhen, die Profitabilität zu steigern, die Bekanntheit des Unternehmens zu fördern oder die Position im Wettbewerb zu stärken.

Dazu werden mit dem Projekt neue Produkte im Markt eingeführt, Preise erhöht, Werbemaßnahmen durchgeführt oder Veranstaltungen organisiert. Die Kennzahlen zur Messung der Projektergebnisse und der Projektqualität sind dann beispielsweise:

• Anzahl der verkauften Produkte
• Rate der Umsatzsteigerung
• Veränderungen beim Marktanteil
• Anzahl der Teilnehmenden an Veranstaltungen
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit
• Veränderungen bei Kundenbeschwerden
• erzielte Kostensenkungen
• Steigerung der Unternehmensrendite

Ergebnisse der Qualitätsprüfung berichten

Solche Maßnahmen zur Qualitätsprüfung im Projektverlauf sind Teil des Projekts selbst. Sie müssen – wie andere Projektaufgaben auch – im Projekt vorgesehen und geplant sein. Sie tauchen also als Arbeitspakete oder Projektaufgaben im Projektplan auf.

Die Ergebnisse der Prüfung werden dann in Projektberichten zusammengefasst und dargestellt. Diese Projektberichte werden der Projektleitung, den Auftraggebern und dem Lenkungskreis übergeben. Bei Meilenstein-Meetings können die Ergebnisse präsentiert werden.

Was gehört zur Fortschrittskontrolle im Projekt?

Zur laufenden Qualitätsüberwachung im Projekt gehört nicht nur die Prüfung der sachlichen und inhaltlichen Qualität der Projektergebnisse. Auch der zweite Aspekt des Qualitätsmanagements im Projekt – der Sachfortschritt – muss überwacht werden.

Sie müssen dazu regelmäßig klären:

• Wird mit den Aufgaben und Arbeitspaketen zu dem Termin begonnen, der im Projektzeitplan als Starttermin vorgesehen ist?
• In welchem Bearbeitungsstand befindet sich ein Arbeitspaket?
• Was behindert den Fortschritt und die weitere Bearbeitung des Arbeitspakets?
• Welche Risiken bestehen, dass das Arbeitspaket nicht, nicht rechtzeitig, nicht mit dem geplanten Projektbudget abgeschlossen wird?
• Ist das Arbeitspaket abgeschlossen und als „fertig“ akzeptiert?
• Erfolgt die Fertigstellung zum geplanten spätesten Endtermin des Arbeitspakets, wie im Projektzeitplan vorgesehen?
• Welche offenen Punkte sind noch zu erledigen?

Methoden zur Fortschrittskontrolle im Projekt

Die einfachste Form der Fortschrittskontrolle ist die für eine Aufgabe oder ein Arbeitspaket zuständige Person zu fragen: „Wie weit bist du mit deinem Arbeitspaket?“ Dann lautet eine typische Antwort: „Fast schon fertig?“ Das ist aber oft optimistisch formuliert und wird deshalb auch als „Fast-schon-fertig-Syndrom“ bezeichnet.

Aus diesem Grund ist diese persönliche Abfrage ungenau und unzuverlässig. Sie eignet sich nur bedingt für die Fortschrittskontrolle im Projektverlauf.

Wie kann der Fortschritt unabhängig von der Meinung des Projektmitarbeiters oder der Projektmitarbeiterin gemessen werden? In der Praxis haben sich folgende Methoden als hilfreich bewährt:

0/50/100-Methode: Der Leistungsfortschritt oder Fertigstellungsgrad wird angegeben als:

• Arbeitspaket nicht begonnen: 0 Prozent
• Arbeitspaket begonnen: 50 Prozent
• Arbeitspaket abgeschlossen und abgenommen: 100 Prozent

Statusschritte: Das Arbeitspaket wird in Teilschritte zerlegt.

• Ist das Arbeitspaket nicht begonnen, hat es den Status „nicht begonnen“ = 0.
• Nach jedem erledigten Teilschritt ändert sich der Status: 1, 2 …
• Mit Abschluss des Arbeitspakets erhält es den Status „beendet“ = X (je nach Anzahl der Statusschritte).

Mengenproportionalität: Die Leistung und der Leistungsfortschritt können mit einer Anzahl gemessen werden. Beispiele:

• Beim Bau wird die bereits eingesetzte Menge des Baumaterials im Verhältnis zum gesamten geplanten Baumaterial angegeben.
• Bei der Durchführung von Schulungen wird die Zahl der durchgeführten Schulungstage im Verhältnis zur Gesamtzahl der geplanten Schulungstage angegeben.

Der so gemessene Wert wird als Fertigstellungsgrad oder Fortschrittsgrad bezeichnet (DIN 66901) und ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung zur Gesamtleistung eines Vorgangs oder eines Projekts. Im agilen Projektmanagement wird dazu mit dem Velocity Chart gearbeitet.

Lessons Learned und Projektaudit

Am Ende eines Projekts sollten alle am Projekt beteiligten und involvierten Personen den gesamten Projektverlauf noch einmal besprechen. Dabei geht es vor allem darum, gemeinsam für zukünftige Projekte und das Qualitätsmanagement im Projekt zu lernen. Dazu können Retrospektiven und Abschlussmeetings im Projekt durchgeführt werden.

Die Ergebnisse können auch in zukünftige Projektaudits einfließen. Es wird festgehalten, welche Projektprozesse grundsätzlich angepasst oder verbessert werden sollten und wie dies in einem Audit überprüft werden kann.