Liberating StructuresLiberating Structures einführen und anwenden

Liberating Structures sind eine Sammlung unterschiedlicher Methoden, um Gruppen zu moderieren und in einem Meeting ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen. Besondere Merkmale von Liberating Structures und der darin enthaltenen Methoden sind:

• Sie können damit auch sehr große Gruppen mit beispielsweise über 100 Teilnehmenden moderieren.
• Alle Teilnehmenden werden gleichermaßen einbezogen und alle bringen sich ein, um ein Ergebnis zu erzielen.
• Dadurch stehen am Ende auch alle Teilnehmenden hinter der gemeinsam erarbeiteten Lösung und ihrem Ergebnis.

Durch das besondere Vorgehen verändert sich die Art und Weise, wie die Gruppe arbeitet, plant, entscheidet und miteinander umgeht. Am Ende sollen bessere Ergebnisse erzielt werden als in herkömmlichen Meetings.

Ein weiterer Effekt: Die Methoden machen den Teilnehmenden meistens Spaß. Es wird viel gemeinsam geredet, abgestimmt, ausgetauscht, experimentiert und gespielt – und das auf eine eher lockere Art. Alle sind gleichberechtigt und erkennen, dass ihr Wirken eine Bedeutung hat. Sie erleben Selbstwirksamkeit.

Der Kern von Liberating Structures ist eine Sammlung von (derzeit) 33 Methoden. Diese sind in der folgenden Übersicht zusammengestellt – ergänzt um eine Übersicht (LS Menu) und die Bausteine, aus denen jedes Meeting besteht (Design Elements).

Jede der dargestellten Methoden wird nach dem gleichen Schema beschrieben:

1. Die Methode hat einen Namen und ein Symbol (siehe Abbildung).
2. Es wird erläutert, welche Art von Ergebnissen sich mit der Methode erreichen lässt.
3. Die strukturellen Elemente, Werkzeuge und Vorgehensweisen werden erklärt.
4. Es werden mögliche Zwecke benannt, für die die jeweilige Methode eingesetzt werden kann.
5. Es gibt Tipps zur Anwendung und potenziellen Fehler, die man vermeiden sollte.
6. Varianten der Methoden werden benannt.
7. Beispiele der Anwendung sollen zeigen, was mit der Methode möglich ist.
8. Eine Materialsammlung (Videos, Abbildungen) soll beim Einsatz der Methode helfen.

Viele Anwender der Liberating-Structures-Methoden tragen zur Verbreitung dieses Vorgehens bei und stellen der Community unzählige Praxisbeispiele, Tools und Tipps für den Alltag zur Verfügung. So wächst das gemeinsame Erfahrungswissen permanent.

Welche Methode Sie mit Ihrem Team aus Liberating Structures auswählen und nutzen, hängt von Ihrer Aufgabe, Ihrem Problem oder Ihrer Fragestellung ab. Diese werden dann mit der ausgewählten oder auch mit mehreren Methoden bearbeitet.

Matchmaker nutzen

Bei der Methodenauswahl hilft der sogenannte Matchmaker. Zu jeder Methode wird erklärt, was sich damit erreichen oder bearbeiten lässt; der wesentliche Zweck der Methode. Zunächst lassen sich die Zwecke grob einteilen in:

• Wissen oder Erfahrungen mit anderen teilen
• Ideen oder Lösungen erarbeitet
• Fragestellung oder Problem analysieren oder detaillieren
• unterschiedliche Konzepte oder Strategien entwickeln
• Zusammenarbeit verbessern
• etwas planen oder vorbereiten

Und so gehen Sie vor: Klären Sie Ihre Aufgabe, Ihre Fragestellung oder Ihr Problem und formulieren Sie es in ein paar wenigen Sätzen. In einer Übersicht ist benannt, wofür sich eine Liberating-Structures-Methode am besten eignet. Sie markieren in dieser Übersicht die Zwecke, von denen Sie meinen, dass diese Ihrem Anliegen entsprechen.

Methoden zu einem String kombinieren

Dann selektieren Sie zwischen drei und fünf der markierten Zwecke, die Ihnen am wichtigsten erscheinen. Mithilfe der Matchmaker-Kategorien finden Sie die Methoden, mit denen Sie arbeiten können.

Diese Methoden bilden einen sogenannten String. Das ist die Reihenfolge, in der Sie die ausgewählten Methoden im Meeting einsetzen. Während eines Meetings nutzen Sie also der Reihe nach zwischen einer und fünf der Methoden, um Ihre Aufgabe gemeinsam im Team zu besprechen und zu bearbeiten.

Wenn Menschen zusammenkommen, um Informationen auszutauschen, etwas zu besprechen oder zu entwickeln, nutzen sie immer die folgenden, grundlegenden Elemente oder Bausteine für ihr Meeting. Sie sind auch die Grundlage für alle Liberating-Structures-Methoden.

Alle Meetings oder Workshops zu Liberating Structures beinhalten nämlich folgende Elemente:

• ein Anlass oder einen Grund, warum man in der Gruppe zusammenkommt
• ein Raum, in dem alle zusammenkommen, mit seiner Einrichtung und Ausstattung
• die Art und Weise, wie der Austausch funktioniert und wie alle eingebunden werden
• Gruppen, die sich im Meeting bilden und wieder auflösen
• einen Ablauf mit einzelnen Schritten, Methoden und einem Zeitplan

Wie diese Elemente ausgestaltet werden, ist aber von Meeting zu Meeting sehr unterschiedlich. Entsprechend fallen auch die Ergebnisse sehr unterschiedlich aus.

Beispiel: Sie rufen Ihre Teamkollegen zusammen, um ihnen Ihre neue Projektidee vorzustellen (Anlass). Alle sitzen vor Ihnen am Tisch und folgen Ihrer PowerPoint-Präsentation am Bildschirm (Raum). Alle schauen und hören Ihnen zu; am Ende beantworten Sie Fragen (Austausch). Alle sitzen im Raum verteilt, Sie stehen vorn (zwei Gruppen). Nach einer Stunde Präsentation und Beantwortung der Fragen ist alles vorbei (Ablauf).

Nach Meinung der Liberating-Structures-Vertreter ist dieser klassische und sehr einfache Ablauf nicht dazu geeignet, um komplexe Probleme zu bearbeiten. Außerdem wird niemand richtig eingebunden, die meisten bleiben passive Zuhörer oder Zuschauer. Viele schweifen mit ihren Gedanken ab und „steigen gedanklich aus dem Meeting aus“.

Genau das will Liberating Structures verhindern: die Passivität und Gleichgültigkeit im Meeting. Stattdessen sollen alle Anwesenden aktiv teilnehmen und gleichermaßen mitmachen.

Jedes Unternehmen und jedes Team kann mit Liberating Structures arbeiten. Und jedes Thema, das bisher im üblichen Meeting- oder Workshop-Format behandelt wurde, kann mit den Methoden der Liberating Structures bearbeitet werden.

Es müssen nur folgende Voraussetzungen geschaffen werden:

• Es braucht Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die für die Moderation zur Verfügung stehen; ohne Moderation funktioniert es nicht.
• Sie müssen ihre Moderationsrolle richtig wahrnehmen, die Meetings gut vorbereiten und in den Meetings neutral sein.
• Außerdem müssen Moderatoren und Teilnehmende die Methoden aus Liberating Structures kennen und anwenden können.

Letzteres gelingt nicht auf Anhieb, da einige Methoden komplexer sind als andere. In der Übersicht zum Methodenkoffer (siehe Abbildung oben) sind die einfachen Methoden links angeordnet. Dazu zählen:

• 1-2-4-all
• Impromptu Networking
• 9-Whys

Die schwierigen Methoden stehen rechts unten. Dazu zählen:

• Ecocycle
• Panarchy
• Purpose-To-Practice

Nutzen Sie in Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zunächst die einfachen Methoden, um sich mit Liberating Structures vertraut zu machen und erste Erfolgserlebnisse zu erzielen. Bringen Sie zum nächsten Meeting eine einfache Methode mit und probieren Sie diese aus. Bereiten Sie deren Einsatz aber sorgfältig vor.

Nach und nach können Sie im gesamten Unternehmen mit allen Methoden der Liberating Structures arbeiten, in sehr großen und in kleinen Gruppen. Unabhängig davon, welche Position oder Rolle Sie im Unternehmen haben: Nutzen Sie die Methoden für Ihre eigene Arbeit und bringen Sie die passenden Methoden zu Ihren Team-Meetings mit.

Wenn das Top-Management mit dabei ist, zeigt das anderen Beschäftigten, dass alle hinter Liberating Structures stehen. Das fördert die Verbreitung.

Im Grunde sind Liberating Structures nur andere Abläufe von Meetings, die bislang auch schon in den Unternehmen stattfinden. Der wesentliche Vorteil: Alle Anwesenden werden gleichermaßen und viel stärker in die Bearbeitung des jeweiligen Themas eingebunden. Das erhöht die Akzeptanz der Ergebnisse erheblich. Und meist kommen so auch bessere Lösungen heraus.

Andere Abläufe bedeuten für die Teilnehmenden aber auch Veränderungen – und können deshalb Widerstände hervorrufen.

Wenn Sie Ihre Meetings mit Liberating Structures gestalten wollen, müssen Sie beachten:

• Teilnehmende müssen ihre Komfortzone verlassen; die eher Stillen müssen jetzt etwas sagen, die Vielredner müssen anderen zuhören.
• Dazu bedarf es Überzeugungsarbeit; es muss schnell sichtbar werden: Diese neuen Methoden bringen uns allen einen Vorteil.
• Zu Beginn müssen die (neuen) Methoden erklärt und eingeübt werden; das braucht Zeit in den Meetings, die ja meistens knapp ist.

Weitere Probleme können sein: Das Meeting wird nicht richtig vorbereitet und die Moderation nutzt nicht die Methoden, die für das Problem eigentlich am besten geeignet wären. Eine Gruppe kommt mit der gewählten Methode nicht zurecht. Sie sieht kein Ergebnis.

Das methodengestützte Arbeiten in der Gruppe ist für manche Kolleginnen und Kollegen etwas ganz Neues. Sie fühlen sich unwohl und haben Angst. Ihre erste Reaktion: „Das haben wir aber noch nie so gemacht!“

Andere kommen mit bestimmten Personen in der Gruppe nicht zurecht. Sie sind sich unsympathisch oder von deren Auftreten und Verhalten genervt.

In beiden Fällen lehnen die Betroffenen die Mitarbeit in der Gruppe (zunächst) ab. Aufgabe der Moderation ist, diese Personen nach und nach in die Gruppe zu führen und Ängste abzubauen. Beginnen Sie in kleinen Schritten, die zu schnellen Erfolgen führen und den Skeptikern zeigen: Es funktioniert!

So gehen Sie vor, um die genannten Probleme zu vermeiden: Beginnen Sie im kleinen Kreis von aufgeschlossenen Kolleginnen und Kollegen. Probieren Sie die neuen Methoden aus und sammeln Sie Erfahrungen.

Beziehen Sie dann nach und nach andere Kolleginnen und Kollegen ein und stützen Sie sich auf einfache, vielleicht schon bekannte Methoden aus dem Liberating-Structures-Werkzeugkoffer. Lassen Sie die Teilnehmenden selbst wählen, welche Methoden ihnen am besten gefallen, ihnen liegen und ihnen geeignet erscheinen. Experimentieren Sie mit diesen Methoden, halten Sie aber immer alle Ergebnisse fest.

Machen Sie immer klar: „Das haben wir damit jetzt schon mal erreicht.“

Wenn Sie selbst diese Methoden in Ihrem Unternehmen einführen und nutzen wollen, können Sie auch an Seminaren teilnehmen oder in (externen) Arbeitskreisen mitwirken, in denen Erfahrungen ausgetauscht werden.

Sind die anfänglichen Hürden überwunden, kann bei Liberating Structures nicht viel schiefgehen.

Das Arbeiten mit Liberating Structures setzt voraus, dass Sie dem erarbeiteten Ergebnis auch vertrauen und dazu stehen. Selbst dann, wenn Sie meinen, dass Ihre Lösung, die Sie sich schon vorher ausgedacht haben, besser wäre, sollte das Gruppenergebnis maßgeblich sein.

Ist das bei einem Thema nicht möglich, dann sollten Sie nicht mit Liberating Structures arbeiten. Denn wenn Sie am Ende doch anders handeln, als die Teilnehmenden in ihrem Meeting es herausgearbeitet haben, verliert die gesamte Vorgehensweise an Glaubwürdigkeit.

Wann ist ein Meeting erfolgreich und woran erkennt man diesen Erfolg? Diese Frage sollten sich alle stellen, die ein Meeting einberufen – unabhängig davon, ob es nach den Prinzipien der Liberating Structures oder mit konventionellen Methoden durchgeführt wird.

Eine eindeutige Kennzahl für den Erfolg eines Meetings gibt es nicht. Es gibt aber einige Indikatoren, die erfolgreiche Meetings und die erfolgreiche Anwendung von Liberating Structures sichtbar machen:

• Am Ende des Meetings werden alle Teilnehmenden gefragt: Haben wir unser Ziel erreicht oder sind wir ihm zumindest nähergekommen? Ist ein gutes Ergebnis herausgekommen? Auf einer Punkteskala klebt jeder entsprechend seinen Punkt; die Gesamtpunktzahl ist ein Indikator für den Meetingerfolg.
• Nach einer festgelegten Zeit wird überprüft, ob die im Meeting vereinbarten Maßnahmen auch umgesetzt wurden. In der To-do-Liste wird abgehakt: Erledigt! Der Anteil der erledigten To-dos ist ein Indikator für den Meetingerfolg.
• Das im Meeting erzielte Ergebnis trägt dazu bei, dass das bearbeitete Problem gelöst und relevante Unternehmensziele (besser) erreicht werden. Das zeigt sich in den entsprechenden Kennzahlen wie zum Beispiel: mehr Kundenzufriedenheit, geringere Krankenquote, schnellere Durchlaufzeiten …

Liberating Structures setzt auf die Selbststeuerung und Eigenverantwortlichkeit von Gruppen und Mitarbeitenden. Die Prinzipien sind deshalb Teil der Organisationskonzepte, die mit dem Schlagwort „agiles Unternehmen“ propagiert werden. Für das Projektmanagement ist Scrum ebenfalls ein solches Organisationskonzept.

Wird ein Projekt mit Scrum durchgeführt, lassen sich Methoden der Liberating Structures an unterschiedlichen Stellen einsetzen. Zum Beispiel bei:

• Projektanforderungen ermitteln
• User-Storys erarbeiten
• Sprint-Retrospective durchführen
• Project-Review durchführen

Immer dann, wenn mehr als zwei Teammitglieder im Scrum-Projekt etwas besprechen, können sie Methoden der Liberating Structures nutzen.