Meetings moderieren

In jedem Unternehmen gibt es viele Meetings und Besprechungen. Oft sind sie schlecht vorbereitet und nicht moderiert. So bleibt es den Teilnehmenden und dem Zufall überlassen, ob die Ziele erreicht und Ergebnisse erarbeitet werden. Mit einer guten Moderation laufen die Meetings sehr viel besser ab. Wenn Sie selbst Moderator sind, finden Sie hier Methoden, Hilfsmittel sowie Tipps und Tricks zur Moderationstechnik.

Wichtig ist, dass Sie die Ziele der Besprechung klären und daraus klare Tagesordnungspunkte formulieren. Dann wird deutlich, ob es ein Treffen aller relevanten Personen überhaupt braucht. Wenn ja, erkennen Sie, wer dabei sein soll. Mit der Vorlage Aufgaben zur Planung und Vorbereitung eines Meetings und der Checkliste Alle To-dos für die Vorbereitung eines Meetings bereiten Sie sich als Moderatorin oder Moderator vor.

Sie finden außerdem Formulare und Vorlagen, um Einladungen zu schreiben und regelmäßige Besprechungen als Jour fixe zu planen. Damit vergessen Sie keine wichtigen Punkte. Und auch die Teilnehmenden erfahren, worum es bei der Besprechung gehen soll und wie sie sich am besten vorbereiten.

Sie finden in diesem Dokumentenpaket zudem viele Tipps, wie Sie die Diskussion Ihrer Besprechung leiten – auch dann, wenn es mal hitzig hergeht und wenn aus Meinungsverschiedenheiten Konflikte werden. Sie halten Vielredner in Schach, beziehen die Schweigsamen mit ein, vermeiden persönliche Angriffe und führen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Schritt für Schritt zu einem gemeinsamen Ergebnis.

Nach der Besprechung erstellen Sie ein Protokoll und halten die Ergebnisse in einem Maßnahmenplan und einer Ergebnisliste fest. Dafür finden Sie Vorlagen, die Sie schnell und einfach für Ihre Besprechungen anpassen können. Wenn Sie im Nachhinein Ihr Meeting reflektieren, erkennen Sie, was nicht so gut gelaufen ist. Das können Sie bei den nächsten Besprechungen verbessern. Denn für die Moderation sind Erfahrungen und Übung sehr wichtig.

Wenn Sie nicht selbst moderieren, aber an der Besprechung teilnehmen, sollten Sie sich ebenfalls vorbereiten. Klären Sie für sich, welche Ziele Sie erreichen wollen und welche Ergebnisse Sie erwarten. Fragen Sie während der Besprechung nach, wenn Ihnen etwas unklar ist. Und bringen Sie sich aktiv in die Lösungsfindung ein, indem Sie Ihr Know-how einsetzen und Ihre Meinung sagen. Nutzen Sie die Vorlage Sich als Teilnehmer auf Meetings und Besprechungen vorbereiten und notieren Sie dort Ihre Punkte und Ihre Fragen für das nächste Meeting.