IT im UnternehmenDigitale Tools im Unternehmen einführen

Warum werden viele digitale Tools in den Unternehmen von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gar nicht genutzt? Gründe sind beispielsweise eine fehlende Schulung des Personals. Infolgedessen entstehen Unzufriedenheit und Frust bei den Anwendern und unnötige Kosten für das gesamte Unternehmen. Worauf sollten Sie achten, wenn Sie digitale Tools in Ihrem Unternehmen einführen wollen?

1. Anforderungen an digitale Tools genau klären

Jeder kennt sie, die W-Fragen. Auch bei der Auswahl von Tools helfen offene Fragestellungen. Sie zwingen Unternehmen, tiefer in die Materie einzusteigen. Wichtige Fragen können hierbei sein:

• Welche Probleme sollen mit dem neuen Tool gelöst werden?
• Welche Workflows sollen sich ändern?
• Welche übergeordneten Ziele verfolgt das Unternehmen mit dem Tool-Einsatz? Zeit sparen? Geld sparen? Manuelle Prozesse digitalisieren?
• Wie flexibel muss die Lösung sein?
• Wer sind die Anwender der Tools?

Gerade SaaS-Lösungen werden den Ansprüchen in modernen Unternehmen gerecht, da diese wie ein On-demand-System funktionieren. Sie passen sich an das Unternehmen und dessen Bedürfnisse an. Wenn dieses wächst, wächst das Tool mit und Betriebe müssen nicht ständig neu investieren. In einer zunehmend dezentralen Arbeitswelt gewinnen SaaS-Lösungen, und vor allem mobile Add-ons, zunehmend an Bedeutung.

2. Flexibilität bewahren mit SaaS-Tools

Um diesen Problemen entgegenzuwirken, sind flexible, anpassungsfähige Tools eine gute Lösung. Dazu zählen beispielsweise SaaS-Anwendungen (Software as a Service), bestenfalls als Freemium-Modell mit kostenlosen Komponenten. SaaS-Lösungen funktionieren wie ein Baukastensystem: Produktbausteine werden individuell nach den Bedürfnissen des Unternehmens zusammengestellt.

Verschiedene Leistungspakete, die sogenannten Pläne, sorgen für Flexibilität. Freemium-Modelle gleichen einer kostenfreien Light-Version der Anwendung, die für den Kunden eine geringe Einstiegshürde ist.

3. Anwender der Tools frühzeitig einbinden

Es sind die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die mit der Software arbeiten und gut klarkommen müssen. Wenn dies nicht gegeben ist, verkomplizieren neue Tools die Unternehmensabläufe und erfüllen den ursprünglichen Zweck nicht mehr – Vereinfachung ist hier das Schlüsselwort.

Es ist hilfreich, eine gute Unternehmens- und Fehlerkultur zu pflegen. Denn so wird sich herauskristallisieren, wo die Anwender wirklich Unterstützung benötigen. Technikaffinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird es einfacher fallen, ein neues Tool zu erlernen als anderen.

Das Unternehmen muss seine Anwender ausreichend schulen und Unterstützung gewährleisten. Veränderungsängste, Unsicherheiten und Buschfunk im Unternehmen werden mit einer transparenten Unternehmenskommunikation verhindert. Indem alle Mitarbeitenden ins Boot geholt werden und gemeinsam an einer Sache arbeiten, kann sogar das Klima der Firma verbessert und das Team gestärkt werden.

4. Support-Bedarf klären

In der Regel gibt es eine große Auswahl von Kundensupport-Optionen. Zu den gängigsten Formen des Supports gehören Chatbots, persönliche Beratung, das klassische Customer-Support-Success-Team. Die genannten Support-Optionen unterscheiden sich vorwiegend im Umfang der Unterstützung. Diese reichen über reaktiven Support bis hin zur eins zu eins Account-Betreuung.

Es ist wichtig, ausreichend Vorüberlegungen zu treffen und dabei besonders zu bedenken, wie selbstständig die Firma und deren Mitarbeitende mit dem neuen Tool arbeiten können. Gibt es genügend eigene IT-Leute mit Kapazitäten, die in der Lage sind, die Schulung des Personals selbst durchzuführen? Falls dies nicht der Fall ist, sollte der Betrieb nicht übermütig werden und beim Support nicht sparen.

5. Passenden Anbieter finden

Bei der großen Auswahl an Softwarelösungen sollten sich Entscheider im Unternehmen einen Rundum-Überblick des Anbietermarktes verschaffen. Entscheiden sie sich zu spontan, kann es sein, dass sie zu unterentwickelten Produkten greifen, die schon lange vom aktuellen Markt überholt sind oder die keine ausreichende Datensicherheit für das Unternehmen gewährleisten.

Genaue Betrachtung des Software-Anbieters und seines Produktangebots beugt Kurzschlussentscheidungen vor. Es ist hilfreich sich unterschiedliche Angebote einzuholen und zu vergleichen. Oft werden Demoversionen bereitgestellt. Der Nachteil von Demos ist die zeitliche Begrenzung.

Unternehmen können direkt nach Freemium-Lösungen Ausschau halten. Interessenten bekommen bei Freemium-Modellen Zugriff auf eine Light-Version der Software – die Nutzung des Tools ist etwa auf eine bestimmte Nutzerzahl limitiert oder nicht alle Services sind freigeschaltet.

6. Kosten abschätzen

Aufgrund der unzähligen und sehr unterschiedlichen Angebote am Markt herrscht oft eine Unklarheit über die Kosten. Das kann man am Beispiel von Plug-and-Play-Lösungen aufzeigen. Eine Plug-and-Play-Lösung ist eine schmale Software, zu der bei Bedarf Added-Services hinzugefügt werden. So scheint das Tool zuerst günstiger als ein All-in-one-Tool. Die zusätzlichen Extras können sich jedoch schnell addieren und im Nachhinein kostenintensiv werden.

Zudem sollte das Unternehmen die Augen nach potenziellen Fremdgebühren offenhalten. Dazu zählen insbesondere Concurrent-User-Modelle und Name-User-Modelle, bei denen die Nutzung auf eine bestimmte Anzahl an Anwendern oder gar auf definierte Personen beschränkt ist.

Achten Sie auf eine geringe Einstiegshürde. Im besten Fall sind neue Anwendungen ohne großes Tamtam sofort nutzbar. Dies ist oftmals im SaaS-Bereich gewährleistet.

Erst wenn sich das Tool für die Anwender bewährt, kann das Unternehmen die Entscheidung treffen, auf die Vollversion umzusteigen. SaaS-Lösungen als Freemium-Modell eignen sich insbesondere für kleinere Unternehmen. Wenn diese wachsen, upgraden sie auf einen für sie passenden Plan. Für große Unternehmen ist der Vorteil, dass sie die digitale Software-Lösung unverfänglich testen können.