EinkaufEinkaufsmethoden für den strategischen Einkauf einsetzen
Warum Einkaufsmethoden häufig nicht konsequent angewendet werden
Obwohl in den meisten Unternehmen die wichtigsten Einkaufsmethoden bekannt und mehr oder weniger detailliert dokumentiert sowie in den Richtlinien verankert sind, arbeiten viele Einkäufer nicht prozesskonform nach den definierten Methoden.
Hierfür gibt es unterschiedliche Gründe:
- Das Tagesgeschäft verleitet die Einkäufer dazu, Prozesse abzukürzen und Bestellungen nur oberflächlich zu bearbeiten.
- Unterschiedliche Prozessinterpretationen oder auch mangelnde Motivation sind ebenfalls ursächlich.
- Viele Unternehmen vernachlässigen die Kontrolle der Einhaltung von Vorgaben für den Einkauf. Detailliert definierte Prozessschritte stehen gut behütet im Aktenschrank der Einkaufsabteilungen und werden nicht beachtet; Konsequenzen gibt es keine.
Als Folge schwankt die Qualität der Arbeitsergebnisse von Einkäufer zu Einkäufer stark. Von diesen Schwankungen ist die gesamte Einkaufsabteilung betroffen, deren Ruf letztlich von der Leistung jedes einzelnen Einkäufers abhängt.
Einkaufsmethoden und Werkzeuge für den Einkauf entwickeln
Die Aufgabe der Methodenentwicklung und der Qualitätssicherung ist es, dem Einkaufsteam für alle Kernprozesse des Einkaufs das passende Werkzeug an die Hand zu geben. Zu den Kernprozessen gehören:
- strategischer Einkaufsprozess
- Lieferantenmanagement
- operativer Bestellprozess
Dieser Sachverhalt ist in der folgenden Abbildung exemplarisch dargestellt.
Wer für die Methodenentwicklung oder die Qualitätssicherung verantwortlich ist, hat fundiertes Wissen und Praxiserfahrung im Einkauf. Er oder sie kennt die täglichen Abläufe und Probleme. Deshalb kann man von den entwickelten Lösungen, Methoden und Prozessbeschreibungen praktische Umsetzbarkeit erwarten.
Hierdurch steigt der Anreiz für die Einkäuferinnen und Einkäufer, sich an die vorgegebenen, einheitlichen Prozesse zu halten. Verstärkt wird dieser Effekt dadurch, dass der Methodenentwickler durch seine thematische Nähe ein direkter Ansprechpartner für die Einkäufer ist. Alle im Einkauf können sich mit Fragen zu den Vorgaben oder Anregungen für die Realisierung weiteren Optimierungspotenzials an den Ansprechpartner wenden.
Dies ist bei in Aktenordnern abgehefteten Richtlinien nicht der Fall. Deshalb bleibt es weiterhin die Hauptaufgabe des Entwicklers von Einkaufsmethoden, die Einhaltung der Vorgaben zu überprüfen und einzufordern.
Einsatz der Einkaufsmethoden sicherstellen
Um qualitativ hochwertige Einkaufsaktivitäten über alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf hinweg zu gewährleisten, müssen die drei Kernprozesse im Einkauf mit Methoden ausgekleidet werden.
Im Sinne von „Kochrezepten“ unterstützt der Methodenentwickler die Einkaufsabteilung durch die Auswahl passender Methoden. Er kann auf diese Weise sowohl die Arbeit des Teams erleichtern, als auch dessen Arbeitsqualität merklich steigern.
Der Methodenentwickler beginnt dabei seine Arbeit nicht jedes Mal aufs Neue. Für seine Arbeit schöpft er aus einem großen Pool bestehender Konzepte. Diese passt er dem Bedarf entsprechend an sein Unternehmen oder sein Team an.
Ebenso gibt es für die Kontrolle der Einhaltung der vorgegebenen Methoden kein pauschales Vorgehen. Jedes Nichteinhalten einer Vorgabe hat einen konkreten Grund, den zu finden die Aufgabe des Methodenentwicklers im Zuge der Qualitätssicherung ist. Hierzu hat er vielfältige Möglichkeiten.
Denkbar ist beispielsweise eine regelmäßige „Sprechstunde“, bei der sich die Einkäufer sowohl untereinander als auch mit dem Methodenentwickler über Probleme bezüglich der Vorgaben austauschen. Für einen solchen Austausch sollte ein fester Zeitpunkt vorgegeben werden, sonst geht er in der Praxis leicht im Alltagsgeschäft unter.
Was Methodenentwickler und Qualitätssicherer im Einkauf brauchen
Die Hauptaufgaben des Verantwortlichen für Methodenentwicklung und Qualitätssicherung bestehen darin, Methoden zu konzipieren und zu definieren, die in den Kernprozessen und allen einzelnen Prozessschritten angewendet werden sollen. Zudem überprüft er kontinuierlich, dass die ausgewählten Methoden im Einkauf sinnvoll angewendet werden.
Anforderungsprofil für Entwickler von Einkaufsmethoden
Das Anforderungsprofil an den Methodenentwickler im Einkauf sieht wie folgt aus:
- starke analytische und konzeptionelle Fähigkeiten
- sehr gute Fähigkeit zur Entwicklung qualitativer und quantitativer Methoden
- professionelle Excel- und Access-Kenntnisse
- sehr gute Fähigkeit, Wissen zu vermitteln
Beispiel: Arbeit des Methodenentwicklers am Beispiel erläutert
Der strategische Einkaufsprozess sollte durch unterschiedliche Methoden entlang der einzelnen Prozessschritte flankiert werden:
- von der ABC-XYZ-Analyse
- zur Strukturierung des Bedarfs,
- über Methoden zur strukturierten Analyse von Einkaufsmärkten
- bis hin zum Einsatz von eSourcing-Tools zur Automatisierung von Ausschreibungen.
Ein passendes Beispiel für die Arbeit des Methodenentwicklers ist die Erfassung und Strukturierung technischer und qualitativer Daten von Artikeln einer Warengruppe in einer fest definierten Spezifikationsmatrix. Dies ist eine einfache und zugleich effektive Methode, um insbesondere in Warengruppen mit hoher Artikelvielfalt, wie etwa Verpackungen, die Spezifikationen systematisch zu erfassen.
Die methodische Erfassung von Spezifikationsdaten ermöglicht es beispielsweise, das vollständige Einsparpotenzial durch die Erweiterung des Lieferantenkreises und durch die Volumenbündelung zu realisieren. Denn so werden spezielle Anforderungen oder Gemeinsamkeiten einzelner Artikel aufgrund der guten Übersichtlichkeit schneller erkannt.
In der Praxis kommt es häufig vor, dass die Spezifikationsdaten verschiedener Warengruppen auf vollkommen unterschiedliche Art dokumentiert sind. Oft nutzt jede der zuständigen Personen ein eigenes, historisch gewachsenes Arbeitskonzept. So werden die Spezifikationen einiger Artikel in Excel-Dateien festgehalten, andere werden handschriftlich auf Zettel notiert, und wieder andere Daten sind gar nicht dokumentiert.
Die Vorgabe einer Spezifikationsmatrix, die für jede Warengruppe einen ähnlichen und wiedererkennbaren Aufbau hat, kann die Weitergabe von Spezifikationen deshalb deutlich erleichtern. Eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter findet sich in der Struktur schnell zurecht und muss sich benötigte Informationen bezüglich der Spezifikationen nicht mühsam zusammensuchen.
Ebenso kann ein größerer Kreis von Lieferanten in Ausschreibungen angesprochen werden, da eine vollständig gepflegte Spezifikationsmatrix den Versand von Mustern ersetzt. So entstehen keine zusätzlichen Kosten oder Arbeit.
