FührungRechtliche Grundlagen und Tipps für schwierige Mitarbeitergespräche

Welche Rechte sowie Pflichte gelten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei schwierigen Mitarbeitergesprächen? Welche Verhaltensweisen können juristische Konsequenzen mit sich bringen? Und wann ist die Teilnahme an Personalgesprächen verpflichtend? Welche rechtlichen Grundlagen Sie kennen und beachten sollten.

Rechtliche Grundlagen von Personalgesprächen

Ausdrücklich gesetzlich geregelt sind Personalgespräche nicht. Im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) finden sich jedoch einige rechtliche Grundlagen, die vorwiegend kritische oder sensible Personalgespräche betreffen. Dazu gehören:

Gespräche auf Initiative des Arbeitgebers über geänderte Anforderungen an die Tätigkeit des Arbeitnehmers
Leistungsbeurteilungs- oder Entwicklungsgespräche auf Wunsch des Arbeitnehmers
Unterredungen zum Einsichtsrecht in die Personalakte auf Initiative des Arbeitnehmers
Gespräche zum Thema Beschwerderecht des Arbeitnehmers

Arbeitgeber muss Mitarbeitende nicht zwingend anhören

Vor dem Aussprechen einer Verdachtskündigung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Gelegenheit geben, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Eine Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer vor dem Aussprechen einer Abmahnung oder Kündigung wirklich „anzuhören“, besteht jedoch nicht.

Gleichwohl ist ein Gespräch vor einer arbeitsrechtlichen Maßnahme in der Praxis empfehlenswert. So hat der Arbeitgeber Gelegenheit, den Sachverhalt nochmals zu ermitteln und zu prüfen.

Pflicht zum betrieblichen Eingliederungsmanagement

Bei allen Beschäftigten, die in den letzten zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, muss der Arbeitgeber ein sogenanntes betriebliches Eingliederungsmanagement einleiten. Es dient dem Ziel, das Arbeitsverhältnis nach Möglichkeit zu erhalten. Ein solches Eingliederungsmanagement findet allerdings nicht statt, wenn der informierende Arbeitnehmer das Verfahren ablehnt.

Fehlzeiten- und Krankenrückkehrgespräche gestalten sich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer oft schwierig. Wichtig ist in diesem Kontext: Solche Gespräche unterliegen – sollten sie in standardisierter Form durchgeführt werden – der Mitbestimmung des Betriebsrats.

Protokoll über das Gespräch ist Teil der Personalakte

Ob über das Personalgespräch ein Protokoll angefertigt wird oder nicht, muss von Fall zu Fall entschieden werden. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile und hängen vom jeweiligen Anlass ab.

In jedem Fall sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils Zugang zum erstellten Protokoll haben, zumal dieses dann Bestandteil der Personalakte wird. Deshalb sollte ein Protokoll immer kurzgefasst sein und keine subjektiven Äußerungen zitieren, die später umstritten sein könnten.

Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Teilnahme am Gespräch

Im Rahmen seines Direktionsrechts kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer einseitig anweisen, während der Arbeitszeit an einem Personalgespräch teilzunehmen. Dabei geht es um das Besprechen seiner Leistungen, seines Verhaltens, seiner beruflichen Entwicklung oder auch seines weiteren Einsatzes. Eine solche Anordnung muss billigem Ermessen entsprechen, das heißt: Es muss ein sachlich begründeter Anlass vorliegen, also etwa ein konkretes Leistungsdefizit.

Die Maßnahme, mit der ein solches Gespräch angeordnet wird, darf keinen schikanösen, maßregelnden Charakter – beispielsweise nach Ort, Termin, Dauer – haben. Erscheint der Arbeitnehmer entgegen der Anweisung nicht zum Gespräch, kann dies mit einer Abmahnung geahndet werden. Verweigert er beharrlich die Teilnahme, kann eine verhaltensbedingte Kündigung gerechtfertigt sein.

Keine Teilnahmepflicht am Mitarbeitergespräch bei Kündigung

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können dagegen nicht zur Teilnahme an einem Personalgespräch verpflichtet werden, wenn es dabei ausschließlich um eine Änderung oder sogar Beendigung ihres Arbeitsvertrags geht. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden, dass der Arbeitgeber auf die Weigerung des Arbeitnehmers keine Abmahnung aussprechen darf.

Hintergrund: Das Direktionsrecht gilt nur hinsichtlich Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleitung. Es umfasst außerdem Weisungen zur Ordnung und zum Verhalten des Arbeitnehmers im Betrieb. Der Arbeitgeber kann die Teilnahme eines Mitarbeiters an Gesprächen über eine Änderung oder sogar eine Beendigung des Arbeitsvertrags somit nicht einseitig bestimmen.

Kein Anspruch auf Teilnahme des Betriebsrats am Gespräch

Personalgespräche müssen, wenn sie vom Arbeitgeber rechtmäßig angeordnet werden, vom Arbeitnehmer grundsätzlich höchstpersönlich wahrgenommen werden. Der Arbeitnehmer kann daher in der Regel nicht verlangen, die Anwesenheit seines Anwalts beim Gespräch zuzulassen.

Häufig wird die Forderung erhoben, ein Betriebsratsmitglied zum Personalgespräch hinzuzuziehen. Ein genereller Anspruch des Arbeitnehmers, bei jedem mit dem Arbeitgeber geführten Gespräch ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen, ergibt sich aber aus dem Betriebsverfassungsrecht nicht. Einige Regelungen im BetrVG beinhalten allerdings das Recht des Arbeitnehmers auf Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds – jeweils bezogen auf bestimmte Anlässe.

Regelung zu Mitarbeitergesprächen über einen Aufhebungsvertrag

Auch für Personalgespräche über den Abschluss eines Aufhebungsvertrags, zu deren Teilnahme der Arbeitnehmer nicht verpflichtet ist, sieht das BetrVG keinen allgemeinen Anspruch des Arbeitnehmers auf Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds vor. Vielmehr kommt es auf die jeweiligen Umstände des Einzelfalls an.

Der Arbeitgeber kann gegebenenfalls die Gespräche inhaltlich trennen. Nur in den Gesprächen, die Arbeitsentgelt, Leistungsbeurteilung und berufliche Entwicklung betreffen, hätte der Betriebsrat dann ein Teilnahmerecht. Die sonstigen Gespräche finden meistens unter vier Augen statt. Dem Arbeitgeber ist es zwar nicht verwehrt, noch eine weitere Person hinzuzuziehen, gesetzliche Vorgaben dafür gibt es jedoch nicht.