SelbstmanagementHohe Arbeitsbelastung – wie Sie sich die Zeit besser einteilen

Auch eine hohe Arbeitsbelastung kann stressfrei sein. Vorausgesetzt, wir setzen uns Grenzen für die tägliche Arbeitszeit, priorisieren Aufgaben, stimmen uns mit anderen ab und identifizieren uns mit unseren Aufgaben.

Psychische Erkrankungen wegen hoher Arbeitsbelastung nehmen zu

Psychische Erkrankungen gehören heute zu den häufigsten Erkrankungen. Ihre Zahl ist über die letzten Jahre kontinuierlich angestiegen. Viele Fehltage werden etwa durch Depressionen verursacht.

Einerseits fordert es die Fürsorgepflicht von Vorgesetzten, für gesunde Arbeitsbedingungen zu sorgen. Andererseits liegt es auch in der Eigenverantwortung der Mitarbeitenden, Bewältigungsstrategien zu entwickeln.

Entscheidend ist, sich Methoden anzueignen, mit denen man Souveränität und Kontrolle bewahrt. Von zentraler Bedeutung ist ein persönliches Zeit- und Selbstmanagement.

Wie kann man Zeit sinnvoll nutzen?

Jeder von uns hat 24 Stunden am Tag oder 168 Stunden in der Woche zur Verfügung. Die Frage ist, wie wir diese Zeit nutzen wollen:

Wie viel Zeit wollen wir mit der Arbeit verbringen?
Wie viel Zeit fordern der Partner und die Familie ein?
Wie viel Zeit schenken wir unseren Freunden?
Wie viel Zeit benötigen wir, um uns zu erholen, weiterzubilden oder unseren Interessen nachzugehen?

Diese Entscheidung sollten wir ganz bewusst treffen. Es geht also zuerst darum, sich einen groben Zeitplan zu erstellen.

Wer aber immer nur mehr arbeitet, muss diese Zeit vom Privatleben abziehen. Das mindert die Erholungsphase, endet in Unausgeglichenheit und reduziert letztlich auch die Leistungsfähigkeit im Beruf. Die Work-Life-Balance wäre dann aus dem Gleichgewicht geraten.

Zu einem guten Zeit- und Selbstmanagement gehören folgende Faktoren:

Grenzen für die tägliche Arbeitszeit
Bewältigung des Arbeitspensums durch Priorisierung
offene und zielführende Kommunikation
Identifikation mit den Aufgaben und Ergebnissen

Grenzen für die tägliche Arbeitszeit

Wichtig sind klare Zeitlimits für die tägliche Arbeitszeit. Wenn man seinen privaten Verpflichtungen und Interessen nachkommen möchte, muss man irgendwann den Arbeitsplatz verlassen. Der folgende Tag bietet neue Möglichkeiten und Chancen, die Arbeit mit neuer Kraft und Energie fortzusetzen.

Mit dem Abstand von der Arbeit und während des Schlafs entwickeln sich über Nacht neue Ideen. Am darauffolgenden Tag kann man den unterbrochenen Vorgang entspannt und mit frischen Gedanken kreativ wieder aufgreifen. Nur wenn man sich feste Grenzen setzt und den positiven Effekt klarmacht, hat man eine Chance, sich von der Arbeit nicht vereinnahmen zu lassen.

Natürlich gibt es auch Ausnahmen: Bei wichtigen termingebundenen Arbeiten kann man auch einmal länger arbeiten. Dann aber nie mehr als die gesetzliche Grenze von zehn Stunden. In diesen Augenblicken sollte man jedoch einen festen Pakt mit sich schließen, dass man zu anderen Zeiten dafür konsequent früher geht.

Arbeitspensum bewältigen durch Priorisierung

Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Einige Aufgaben sind unnötig – und werden doch immer wieder aufs Neue erledigt. Nicht jedes Meeting muss besucht werden. Nicht jede Veranstaltung ist ernst zu nehmen.

Bei der Übernahme einer neuen Aufgabe sollte man erfragen, ob die Aufgabe zur Zielvereinbarung etwas beiträgt:

Was genau soll erledigt werden?
Was ist das erwartete Ergebnis?
Welchen Zweck hat die Aufgabe?
Was ist schon bekannt?
Wer kann Informationen zur Aufgabe liefern?
Worin liegt der Mehrwert, den man selbst einbringt?
Könnte das ein anderer nicht viel besser?
Wie sollen die Ergebnisse aufbereitet werden?
Wer erwartet die Ergebnisse?
Wann genau soll das Ergebnis vorliegen?
Was sind die Konsequenzen, wenn die Aufgabe später oder nicht erledigt wird?

Bei genauem Hinterfragen stellt sich oft heraus, dass sich ursprünglich dringende Aufgaben in ihrer Priorität relativieren. Aufgrund der Informationen, die man zu den einzelnen Aufgaben erhält, lassen sich die Prioritäten der einzelnen Aufgaben untereinander besser abschätzen.

Dann kann man entscheiden oder einen Vorschlag machen, in welcher Reihenfolge die Abarbeitung erfolgen oder was zu einem anderen Zeitpunkt erledigt werden kann. Die eine oder andere Aufgabe kann vielleicht sogar ganz entfallen.

Anhand nachvollziehbarer Kriterien lässt sich festlegen, welcher Aufgabe man sich als Nächstes widmet. Auf diese Aufgabe kann man sich zu diesem Zeitpunkt konzentrieren, weil sie die aktuell wichtigste und dringlichste ist. Wichtige Aufgaben benötigen volle Konzentration, sonst schleichen sich Flüchtigkeitsfehler ein. Mit der Konzentration auf nur eine Aufgabe wird das bestmögliche Ergebnis erreicht.

Offene und zielführende Kommunikation erhöht Effizienz

Im heutigen Arbeitsleben bleibt Kommunikation fast nur auf die Arbeit beschränkt. Privates wird häufig unterdrückt, da es scheinbar nicht zur Sache gehört und nicht zur Effizienz beiträgt. So wissen Mitarbeitende immer seltener, wie es den Kolleginnen und Kollegen geht und was sie für Befindlichkeiten haben.

Auch wird nicht mehr von „Problemen“ gesprochen, es gibt allenfalls „Herausforderungen“, denn negative Botschaften sind unbeliebt. Für Unvorhergesehenes ist kein Spielraum mehr. Und so bleibt man als Betroffener lieber mit seinem Problem für sich.

Nicht kommunizieren bedeutet aber, die Verantwortung dafür zu übernehmen, dass etwas Wichtiges nicht erledigt wird. Es ist also zielführender, zunächst Kollegen zu fragen, ob sie durch einen Rat oder mit Anpacken unterstützen können. Kommt so keine Lösung zustande, muss man sich bei seinem Vorgesetzten melden, ihm die Situation schildern und mitteilen, welche möglichen Lösungswege man schon geprüft hat.

Tipp

Sagen Sie häufiger „Nein“

Es ist grundsätzlich zu empfehlen, vor einem Gespräch mit dem Vorgesetzten zuerst über Lösungsmöglichkeiten nachzudenken und gegebenenfalls dazu Kolleginnen und Kollegen zu befragen. Beim Vorgesetzten kommt es nicht gut an, wenn Sie nur vermitteln, was nicht geht. Besser ist es, die Voraussetzungen zu nennen, wie etwas gehen könnte.

Zur Kommunikation gehört auch, nicht immer und zu jeder Zeit erreichbar zu sein. Das nützt nur den anderen, die einen erreichen wollen, nicht aber einem selbst. Dadurch wird man aus der gerade laufenden Tätigkeit gerissen und muss sich später wieder neu hineinfinden. Man kann sich für jede Form der Kommunikation eigene feste Zeiten einrichten und sich voll darauf fokussieren.

Identifikation mit den Aufgaben und Ergebnissen fördert Motivation

Die Arbeit wird nicht zur Belastung, wenn sie gerne erledigt wird. Das beinhaltet zwei Komponenten: die persönliche Einstellung und eine förderliche Leichtigkeit.

Bei der persönlichen Einstellung geht es darum, eine positive Einstellung zur Arbeit selbst zu haben. Es geht darum, diese mit Leib und Seele auszuführen. Leichtigkeit meint, die Arbeit geht leicht von der Hand, wenn man seine Kompetenzen und Fertigkeiten einbringen kann. Das ist gewissermaßen der spielerische Aspekt einer Arbeit. Wenn man die eigenen Potenziale bewusst nutzt, dann macht die Arbeit Freude, und die unvermeidbaren weniger erfreulichen Aspekte verlieren an Bedeutung.

Wichtig ist auch, dass die eigene Arbeit sinnvoll ist. Es sollte bekannt sein, wer die Ergebnisse benötigt und wozu sie dienen. Auch die Erfüllung eines ursprünglich vereinbarten Ziels ist sinnstiftend. Zufriedenheit wird erzeugt, wenn man sich des eigenen Beitrags zum Ganzen bewusst ist.

Liegen Ergebnisse vor, sind Ziele erreicht, dann sollte man sie auch nicht für sich behalten. Sicher gibt es Gelegenheiten, über die Ergebnisse in Team-Besprechungen oder in Rücksprachen mit Vorgesetzten zu berichten. Es ist erlaubt, sich Feedback zu den Ergebnissen einzuholen. Und Ergebnisse sollten gefeiert werden. Wenn das in der eigenen Abteilung nicht üblich sein sollte, kann man es auch nur für sich im Stillen tun.