Key Performance Indicators (KPI)Beispiele für Key Performance Indicators (KPI)
Was sind Key Performance Indicators?
Führungskräfte und ihre Mitarbeitenden verlieren zwischen allen Zielen und Vorgaben leicht den Überblick über das, was wirklich wichtig ist. Sie brauchen wenige und einfache Kennzahlen, die ihnen sagen, ob sie gute oder schlechte Arbeit leisten. Das leisten die Key Performance Indicators (KPI).
Key Performance Indicators (KPI)
Key Performance Indicators (KPI) sind einfache und verständliche Leistungswerte. Die Leistung, die eine Einheit (Mitarbeiter, Team oder Abteilung) erbringt, wird in Form einer Kennzahl gemessen und dargestellt. Die Kennzahl macht sichtbar, ob die jeweilige Einheit ihren Zweck erfüllt und in welchem Umfang sie vorgegebene Ziele erreicht.
Warum braucht man KPIs?
Key Performance Indicators zeigen, wie gut ein Prozess funktioniert und was die dort tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten. Die Kennzahl wird so gewählt, dass sichtbar wird, inwiefern am Ende des Prozesses das Ergebnis vorliegt, für das der Prozess durchgeführt wird (Prozess-Output).
Oft wird die Kennzahl in Beziehung zu den für den Prozess eingesetzten Ressourcen, Zeit und Kosten, gesetzt. Es wird also gemessen, wie viel Prozess-Output pro Zeit oder pro verbrauchten Kosten erzeugt wird.
Key Performance Indicators werden immer speziell für den einzelnen Prozess, die dort aktiven Mitarbeitenden, das Team oder die Abteilung definiert. Denn sie sollen möglichst genau und sachgemäß die einzelne Leistung messen. So lassen sich Prozesse und Aktivitäten besser steuern. Bei KPIs, die stark von den Zielvorgaben abweichen, kann schnell gehandelt werden.
Außerdem beschränkt man sich für die Leistungsmessung mit KPIs auf möglichst wenige Kennzahlen, damit diese für die Verantwortlichen überschaubar und verständlich sind. Manchmal genügt eine Kennzahl; mehr als fünf für einen Prozess oder ein Team sollten es nicht sein.
Beispiele für Key Performance Indicators
Gute Key Performance Indicators sind so genau wie möglich auf die Ziele eines Teams und die Anforderungen an einen Prozess ausgerichtet. Sie passen zu den kritischen Erfolgsfaktoren und sind deshalb immer sehr speziell.
Hier einige Beispiele für Key Performance Indicators für einzelne Unternehmens- und Funktionsbereiche, die zeigen, von welcher Art Key Performance Indicators sein können und was sie sichtbar machen:
KPIs für die Fertigung
- ausgebrachte Stückzahl pro Tag
- Anzahl der Nachbearbeitungen pro Tag
- Zeit zwischen Auftragsfreigabe und Warenausgang
KPIs für den Kundenservice
- Anzahl der Anrufe pro Tag
- durchschnittliche Dauer eines Gesprächs
- Anteil der notwendigen Weitervermittlungen
- Anzahl der bearbeiteten Kundenbeschwerden pro Tag
KPIs für das Marketing
- Marketingkosten pro Kundenkontakt oder Lead
- Anzahl der (positiven) Berichte über das Unternehmen in den Medien pro Jahr
- Anzahl der Follower in sozialen Netzwerken (Twitter, Facebook)
KPIs für den Vertrieb
- Anzahl Kundenbesuche pro Woche
- Anteil Umsatz mit Erstkunden
- durchschnittlicher Kundenumsatz pro Jahr
KPIs für in Forschung und Entwicklung
- Anzahl positiv begutachteter Entwicklungsprojekte pro Jahr
- Anzahl Projekte, die in Vorserie gehen pro Jahr
- Anzahl Ideen bei halbjährlicher Projektplanung
- Anzahl der Änderungen in Bauteilzeichnungen pro Monat
KPIs für Einkauf und Materialwirtschaft
- Anzahl abgeschlossener Rahmenverträge mit Lieferanten pro Jahr
- Anzahl Lieferantenaudits pro Jahr
- Anteil des Einkaufsvolumens, bei dem eine Preisreduktion um fünf Prozent oder mehr ausgehandelt wurde
- durchschnittliche Dauer von Bestellung bis Warenlieferung
KPIs für die Personalentwicklung
- Anzahl Fördermaßnahmen für Mitarbeitende pro Jahr
- Anzahl der Mitarbeitenden, die pro Jahr kündigen
- Anzahl Schulungstage pro Jahr
- Kosten der Personalentwicklung pro Jahr und pro Mitarbeiter
KPIs für das Projektmanagement
- Anzahl der Projekte, die im Zeitplan sind
- Anzahl Projekte, die das Kostenbudget einhalten
- Anzahl der Mitarbeiterstunden für Projektarbeit
KPIs für Geschäftsleitung oder Vorstand
- Umsatzsteigerung pro Jahr
- Steigerung Marktanteil
- Gewinnsteigerung pro Jahr
- Cashflow pro Jahr
- durchschnittlicher Fremdkapitalzins
- Aktienkurs des Unternehmens zum 30.6. eines Jahres
Die eigenen Key Performance Indicators definieren
Folgende Informationen müssen Sie ermitteln und zusammenstellen, um die richtigen Key Performance Indicators für einen ausgewählten Bereich (Mitarbeiter, Team, Fachbereich) zu finden und zu definieren:
- Welches Team, welchen Unternehmensbereich betrachten Sie?
- Welchen Prozess führt dieses Team oder der Bereich aus?
- Was ist der Zweck oder die Aufgabe des Prozesses?
- Warum oder wofür gibt es diesen Prozess?
- Welches Ergebnis soll am Ende des Prozesses vorliegen oder welcher Zustand soll erreicht sein?
- Woran kann die Leistung des Prozesses am besten gemessen werden?
- Welche Kennzahl drückt diese Leistung am besten aus?
- Woran erkennen Sie, dass der Prozess seinen Zweck sehr gut erfüllt und die Ziele erreicht sind?
- Woran erkennen Sie, wenn der Prozess und die Prozessbeteiligten schlechte Leistungen erbringen?
Betrachten Sie dabei die Aspekte: Qualität der Leistung, Zeitaufwand und Kosten, die mit dem Prozess verbunden sind.
Mit den Antworten auf diese Fragen finden Sie Ihre eigenen, speziellen Key Performance Indicators für Ihr Team, Ihren Bereich und Ihren Prozess.
Diese Kennzahl wird definiert und später im laufenden Prozess gemessen. Der Messwert drückt unmissverständlich aus, ob und in welchem Maße Sie mit Ihrem Team die erwartete Leistung erbringen.
Excel-Vorlagen für ausgewählte KPIs
In den folgenden Excel-Vorlagen finden Sie beispielhaft einige Key Performance Indicators mit ihrer jeweiligen Definition und der Formel, mit der sie aus Messwerten berechnet wird.
