VerhandelnVerhandlungen vorbereiten – diese Rahmenbedingungen sollten Sie schaffen
Wie etablieren Unternehmen ein Verhandlungsmanagement?
Ein systematisches Verhandlungsmanagement benötigt definierte Prozesse. Unternehmen sollten für ihre Verhandlungen genau festlegen, wann was von wem im Vorfeld, in und nach Verhandlungen gemacht werden sollte.
In diese Prozesse können dann die Tools und Instrumente eingebunden werden, die Verhandlungsforschung und Verhandlungspraxis inzwischen entwickelt haben. Wichtig ist aber erst einmal zu erkennen, dass ein systematisches Verhandlungsmanagement benötigt wird.
Was gehört zur Verhandlungsvorbereitung?
In der Verhandlungsforschung wird traditionell die Bedeutung der Verhandlungsvorbereitung betont. So ist es unter anderem wichtig, sich vor Verhandlungen konkrete, ambitionierte, zugleich aber auch realistische Ziele zu setzen. Dabei reicht es nicht aus, ein globales Verhandlungsziel festzulegen, wie etwa „Wir wollen einen Deckungsbeitrag von XY erzielen“.
Vielmehr sollte man sich daneben konkrete Ziele in Bezug auf alle einzelnen Verhandlungsgegenstände setzen. Nur dann hat ein Verhandelnder Anhaltspunkte, wie er zu dem gewünschten Globalziel kommen kann. Beispiele sind: „Der Kunde soll pro Jahr die Menge Z bestellen. Das Zahlungsziel von 30 Tagen soll eingehalten werden. Der Umsatz mit dem Kunden soll pro Jahr um 10 Prozent steigen. Einen Rabatt gibt es erst ab einer Abnahmemenge von ...“
Neben den Verhandlungszielen sollte man sich vor Verhandlungen auch mit Verhandlungsorganisation und Verhandlungsanalyse beschäftigen. So ist es wichtig, im Vorfeld einer Verhandlung festzulegen, mit welchen Personen der Gegenseite man verhandeln will, und ein eigenes schlagkräftiges Verhandlungsteam aufzubauen.
Schließlich sollten Verhandelnde im Vorfeld einer Verhandlung gezielt Informationen über den Verhandlungspartner, mögliche Verhandlungsgegenstände sowie die bisherige Historie der Verhandlung sammeln.
Welche Rolle spielen Teams bei Verhandlungen?
Verhandlungsteams sind wie Fußball-Mannschaften: Sie sollten aufeinander eingespielt sein. Wird in wechselnden Teams verhandelt, müssen sich die Beteiligten erst aneinander gewöhnen, die Vorgehensweise untereinander abstimmen und mitunter erst in der Verhandlung lernen, welche Stärken und Schwächen die Mitstreiter aufweisen.
Daher kommt dem Aufbau eines eingespielten Verhandlungsteams eine große Bedeutung für erfolgreiche Verhandlungen zu.
Wie findet man die beste Verhandlungsalternative?
Die eigenen Alternativen stellen nicht das Problem dar. Viel schwieriger, und auch wichtiger, ist die Beschäftigung mit den Alternativen der Gegenseite. Wer die Alternativen zu einem Verhandlungsergebnis kennt, weiß auch, wann das Gegenüber in einer Verhandlung aussteigt. Daraus folgt: Wie hoch darf die eigene Maximalforderung sein?
Das dafür bekannte Verhandlungskonzept ist BATNA: Demnach ist es für Verhandler von entscheidender Bedeutung, die beste Alternative zu einem Verhandlungsergebnis zu kennen; die Best Alternative to a Negotiated Agreement.
Beispiel: Verhandlungsalternative, BATNA, berücksichtigen
Wir wollen eine hochwertige Herren-Armbanduhr verkaufen. Die Uhr ist circa zehn Jahre alt, ansonsten aber in gutem Zustand. Wir fragen uns, was wir für die Uhr fordern können. Diese Frage hängt davon ab, welche BATNAs potenzielle Käufer haben.
Wenn wir wissen, dass vergleichbare Uhren im Internet auf Auktionsplattformen für 4.000 EUR gehandelt werden, dann wissen wir auch, dass wir vermutlich maximal 4.000 EUR für die Uhr fordern können. Denn bei Preisen darüber würden potenzielle Käufer stattdessen im Internet kaufen.
Da wir aber vor der Verhandlung nicht wissen, ob unser Gegenüber entsprechend informiert ist, würden wir natürlich mit einem Preis oberhalb von 4.000 EUR in die Verhandlung einsteigen. Der Grund: Wir möchten Konzessionen machen können, andererseits möchten wir uns offenhalten, gegebenenfalls doch einen höheren Preis bei einem nicht gut informierten Käufer durchsetzen zu können.
Wann ist eine Verhandlung auch ohne Alternative erfolgreich?
Erfolgreich wird eine Verhandlung geführt, wenn die eigenen Ziele erreicht werden. Wenn keine Alternativen vorhanden sind, hängt die Frage, welche Ziele erreicht werden, davon ab, ob auch der andere keine Alternativen hat.
Ist dies der Fall, können in einer Verhandlung ohne eigene BATNAs ambitioniertere Ziele erreicht werden. Es kommt dann darauf an, in der Verhandlung den Bereich zu finden, in dem beide Parteien möglichst viele ihrer Ziele erfüllen. Muss man ein Verhandlungsergebnis haben, bleibt ansonsten nur, die eigenen Ziele entsprechend tiefer zu hängen.
Welche Rolle spielen Ort, Raum und Zeit für Verhandlungen?
Organisatorischen Details wird in Verhandlungen sehr viel Aufmerksamkeit gewidmet. In Tarifverhandlungen beispielsweise achten die Beteiligten sogar auf die Tisch-Formation im Verhandlungsraum. Und: Wer sich bei einer Verhandlung unwohl fühlt oder müde ist, wird weniger aufmerksam, weniger kreativ und stattdessen unter Stress verhandeln.
Solche Dinge sollten aber nicht überschätzt werden. Viel mehr kommt es auf die ökonomische Ausgangssituation in einer Verhandlung an. Diese sollte im Vorfeld intensiv analysiert werden, um sich eine bestmögliche Ausgangssituation für anstehende Verhandlungen zu verschaffen.
Welchen Rahmen können Firmen für erfolgreiche Verhandlungen schaffen?
Neben der Implementierung von Prozessen des Verhandlungsmanagements stellt die Aufmerksamkeit des Managements für Verhandlungen die wichtigste positive Rahmenbedingung dar. Führungskräfte sollten dem Thema Bedeutung beimessen und ihren Mitarbeitenden zeigen, dass es auf deren Leistung in Verhandlungen ankommt.
Wenn die Mitarbeitenden merken, dass in Verhandlungen aus Sicht des Managements etwas auf dem Spiel steht und es daher auf sie als Verhandelnde ankommt, dann motiviert dies. Es führt dazu, dass auch die Mitarbeitenden nach Möglichkeiten suchen, ihr eigenes Verhandlungsverhalten zu optimieren.
